Was bei Gutscheinen und Geldkarten für Mitarbeiter steuerlich zu beachten ist

Was Sie über Gutscheine und Geldkarten grundsätzlich wissen sollten

Damit ein Steuervorteil durch Gehaltsumwandlung ausgeschlossen wird, müssen Gutscheine und Geldkarten zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden, damit sie überhaupt unter die Sachbezugsfreigrenze fallen. 
Diese wurde 2022 von € 44 auf € 50 erhöht – einhergehend mit verschärften Gutscheinregelungen. Im Mittelpunkt steht dabei die genaue Abgrenzung von Sachbezug und Geldleistung. Ohne Sachbezug keine Steuerbefreiung – und auch keine Pauschalierung, so lautet die Regel. Diese gilt analog auch für steuerfreie Aufmerksamkeiten bis zu € 60, die zu persönlichen Ereignissen überreicht werden.

Das heißt: Gutscheine und Geldkarten dürfen ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen im Inland berechtigen. Eine alternative Geldauszahlung ist nicht zulässig bzw. führt zum Bargeldbezug. Zudem setzt ein Sachbezug ein limitiertes Netz an Emittenten bzw. ein begrenztes Waren- oder Dienstleistungsspektrum voraus. Ist der Kreis zu groß, können Gutschein oder Geldkarte wiederum wie Bargeld angesehen werden, etwa im Falle des Internet-Marktplatzes Amazon.

Sachbezug vs. Geldleistung – Wissenswertes zur Abgrenzung

Im Gegensatz zum Sachbezug zählen laut Gesetz zu den Einnahmen in Geld auch zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten. Zwei praktische Beispiele:

Beispiel 1:
Ein Arbeitnehmer hat zusätzlich zu seinem ohnehin geschuldeten Arbeitslohn Anspruch auf Übereignung eines Fahrrads. Erhält er statt des Fahrrads jedoch den Betrag für den Erwerb (zweckgebundene Geldleistung) oder bekommt er den Kaufpreis nach Vorlage des Kassenbons erstattet (nachträgliche Kostenerstattung), handelt es sich trotz arbeitsvertraglicher Zweckbestimmung nicht um einen Sachbezug.

Beispiel 2:
Übernimmt der Arbeitgeber Vorsorgeaufwendungen, etwa in Form einer Zusatzkrankenversicherung, für seine Arbeitnehmer, werden diese nur dann als Sachbezug anerkannt, wenn er unmittelbaren Versicherungsschutz gewährt, nicht aber bei Zahlung eines Zuschusses, damit Mitarbeiter selbst eine Versicherung abschließen können.

Doch wann sind Gutschein oder Geldkarten wie eine Geldleistung zu behandeln? Immer dann, wenn sie einen der folgenden Punkte erfüllen:

• Barauszahlungsfunktion (Die Auszahlung von Restguthaben bis zu einem Euro ist unkritisch.)
• Prepaid-Funktion
• Eigene IBAN
• Nutzbar für Überweisungen
• Nutzbar für den Erwerb von Devisen oder Kryptowährungen
• Als Zahlungsinstrument zu hinterlegen
• Ausschließliche Berechtigung zum Tausch gegen andere Gutscheine oder Geldkarten
  (Ausnahme: Diese berechtigen wiederum nur zum Bezug von Waren und Dienstleistungen unter den für Sachbezüge relevanten Kriterien.)

Sachbezugseigenschaft von Gutscheinen – daran ist sie zu erkennen

Wann sind ein Netz oder eine Produktpalette so limitiert, dass der Einsatz von Gutscheinen oder Geldkarten einen Sachbezug darstellt? Im Folgenden haben wir zur Orientierung eine praxisorientierte Übersicht zusammengestellt.

Ein limitiertes Netz liegt dann vor, wenn Gutscheine oder Geldkarten ausschließlich dazu berechtigen, Waren vom Aussteller des Gutscheins mit Sitz im Inland oder bei einem begrenzten Kreis an Akzeptanzstellen im Inland zu beziehen. Dazu gehören:

• Städtische Einkaufs- und Dienstleistungsverbünde im Inland oder Internetshop der jeweiligen Akzeptanzstellen
• Einkaufs- und Dienstleistungsverbünde, die sich auf eine bestimmte inländische Region erstrecken, oder Internetshop der jeweiligen Akzeptanzstelle
• Einkaufs- und Dienstleistungsverbünde, die im vorstehenden Sinne auf die unmittelbar räumlich angrenzenden zweistelligen Postleitzahlen-Bezirke begrenzt werden
• Geschäfte einer Ladenkette (eines bestimmten Ausstellers) im Inland oder Internetshop dieser Ladenkette mit einheitlichem Marktauftritt
• Tankstellenkette, deren ausgegebene Tankkarten zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen in den einzelnen Tankstellen mit einheitlichem Marktauftritt berechtigen
• Online-Händler, wenn der Gutschein nur zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen aus deren eigener Produktpalette berechtigt

Ferner kann ein Gutschein auch vom Arbeitgeber selbst ausgestellt werden, wenn die Akzeptanzstellen aufgrund eines vorher geschlossenen (Rahmen-)Vertrags unmittelbar mit dem Arbeitgeber abrechnen.

Auf die Anzahl von Akzeptanstellen und den Bezug im Inland kommt es hingegen nicht an, wenn Gutscheine oder Geldkarten nur für eine limitierte Produktpalette gelten:

• Auf den Personennah- und Fernverkehr
• Auf Kraftstoffe, Ladestrom usw.
• Auf Fitnessleistungen
• Auf Streamingdienste für Film und Musik
• Auf Bücher, Zeitungen und Zeitschriften, auch als Hörbücher oder Downloads
• Auf die Behandlung einer Person in Form von Hautpflege, Make-up, Frisur und der‐gleichen (sog. Beautykarten)
• Auf Bekleidung inkl. Schuhe nebst Accessoires

Bietet ein Händler, wenn auch in geringem Maße, auch Waren oder Dienstleistungen außerhalb dieser Palette an, greifen wiederum die Regelungen zu den limitierten Netzen.

Und zu guter Letzt noch ein Hinweis: Aufladegebühren für Gutscheine und Geldkarten sind nicht Teil des geldwerten Vorteils.