Für mehr Transparenz
Tax Compliance und Verfahrensdokumentation
Tax Compliance bezeichnet einerseits die Einhaltung steuerlicher Gesetze und Verordnungen sowie andererseits unternehmensinterner Richtlinien, die sich aus den eingeführten Grundsätzen und Maßnahmen des Unternehmens zu regelkonformen Verhalten ergeben. Das Tax CMS stellt als Steuerkontrollsystem einen Teilbereich eines CMS dar.
Eine explizite gesetzliche Verpflichtung zur Einrichtung eines Tax CMS besteht nicht, wobei bestimmte gesetzliche Regelungen entsprechend ausgelegt werden können. Unabhängig von der Auslegung dieser Vorschriften besteht Einigkeit darüber, dass die Implementierung eines Tax CMS die Möglichkeit bietet drohende Schäden für das Unternehmen frühzeitig zu erkennen und diese abzuwenden. Zu den Risiken gehören insbesondere Haftungs- und Reputationsrisiken. Darüber hinaus bietet die Einrichtung eines Tax CMS diverse Vorteile und Chancen wie die Prozessüberprüfung und -optimierung, die Evaluierung steuerlicher Sachverhalte und die Dokumentation der Unternehmensorganisation für andere Zwecke und voraussichtlich Prüfungserleichterungen bei zukünftigen Außenprüfungen.
Die Ausgestaltung des TAX CMS variiert je nach Unternehmensgröße, Komplexität der Geschäftsvorfälle sowie der relevanten Steuerarten. Eine Orientierung zu den Grundelementen bietet der IDW Praxishinweis 1/2016, wonach ein Tax CMS die folgenden sieben Elemente umfasst:
Zu einem funktionierenden Tax CMS gehört auch die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit aller steuerrelevanten Prozesse. Um diese zu gewährleisten, ist eine Verfahrensdokumentation (VFD) zu erstellen, die den Einsatz aller Datenverarbeitungssysteme im Betrieb dokumentiert.
Gemäß BMF besteht die VFD aus einer:
- allgemeinen Beschreibung
- Betriebsdokumentation
- Anwenderdokumentation
- Systemdokumentation
Weiterhin ist ein Internes Kontrollsystem (IKS) gefordert.
Wir von ttp unterstützen Sie bei der Erfüllung der Anforderungen durch eine Prozessaufnahme und -überprüfung sowie die Einrichtung des Tax CMS und die Erstellung einer VFD. Exemplarisch könnte ein Projekt zur Einrichtung eines Tax CMS wie folgt verlaufen:
Sofern ein Tax CMS oder Bestandteile vorhanden sind, kann ttp dabei unterstützen eine Überprüfung der Angemessenheit und wirksamen Ausgestaltung vorzunehmen, insbesondere dahinhingehend ob bestehende Risiken ausreichend bewertet und abgedeckt sowie ausreichend und zutreffend dokumentiert sind.
Doppelt gut: Überprüfen und optimieren
Wo wir gerade dabei sind: Wir nutzen unseren Einsatz auch dazu, um Ihnen hilfreiche Hinweise zur Prozessoptimierung zu geben.
Im Fokus der Bearbeitung stehen insbesondere der Einsatz von EDV sowie die Gewährleistung unveränderbarer, vollständiger und zeitnaher Aufzeichnungen von erstellten, erzeugten oder empfangenen elektronischen Daten, die über die Systemdokumentation dargestellt werden. Dabei tauchen auch Fragen auf, die von Herstellerseite zu beantworten sind. Unser Team berät Sie hier gerne und formuliert gemeinsam mit Ihnen konkrete Fragestellungen.
Durch die Systemdokumentation muss gewährleistet werden, dass Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse der eingesetzten EDV vollständig und formell ordnungsgemäß sind.
Videoclip
Machen Sie sich ein Bild! Der folgende kurze Videoclip mit Beate Theede und Dr. Katharina Theis informiert kompakt zum Thema Betriebsprüfung.
E-Mail: k.theis(at)ttp.de
E-Mail: b.theede(at)ttp.de