Eine Weihnachtsfeier mit der gesamten Belegschaft ist in vielen Unternehmen üblich. Doch können derartige Veranstaltungen oft Jahre später bei Betriebsprüfungen zu Problemen mit dem Finanzamt und der Deutschen Rentenversicherung führen. Denn die steuerlichen Vorgaben wurden in den vergangenen Jahren drastisch verschärft. Für Betriebsfeiern liegt der steuerlich anerkannte Höchstbetrag derzeit bei € 110,00 pro Arbeitnehmer und Veranstaltung einschließlich Umsatzsteuer. Nur wenn diese Freigrenze exakt eingehalten wird, bleiben die Kosten für Betriebsveranstaltungen für die Mitarbeiter lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.
Damit nachträglich keine Steuer- und Sozialversicherungspflicht entsteht, muss Folgendes beachtet werden:
- Die Teilnahme an der Veranstaltung muss allen Mitarbeitern offen stehen.
- Steuerprivilegiert können nicht mehr als zwei Veranstaltungen pro Kalenderjahr stattfinden.
- Damit bei einer Betriebsfeier kein zu versteuernder geldwerter Vorteil für den Arbeitnehmer entsteht, dürfen die Aufwendungen pro Arbeitnehmer die Freigrenze von maximal € 110,00 (inklusive Umsatzsteuer) je Veranstaltung nicht überschreiten.
Die Aufwendungen des Arbeitgebers werden also nicht als Arbeitslohn qualifiziert und sind lohnsteuerfrei, wenn die Freigrenze eingehalten ist. Übersteigen die Aufwendungen des Arbeitgebers die Freigrenze von € 110,00, stellen diese insgesamt zu versteuernden Arbeitslohn dar. Dabei ist zu beachten, dass dies nicht nur für den über € 110,00 hinausgehenden Betrag gilt, sondern für den gesamten Betrag. Bei der Prüfung der 110,00 €-Grenze ist die Umsatzsteuer zu berücksichtigen. Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.
Beispiel:
Ein Arbeitgeber veranstaltet für seine 30 Arbeitnehmer eine Weihnachtsfeier in einem Lokal. Die Rechnung beträgt € 2.900,00 zuzüglich 19 % USt. Ohne Berücksichtigung der USt wäre die Freigrenze nicht überschritten (€ 2.900,00 : 30 = € 96,67). Die Freigrenze von € 110,00 versteht sich jedoch inklusive USt (€ 2.900,00 + € 551,00 = € 3.451,00 : 30 = € 115,03); dies gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Da die Freigrenze überschritten ist, ist der gesamte Betrag von € 3.451,00 lohnsteuerpflichtig. Die Lohnsteuer kann mit 25 % pauschaliert werden, in diesem Fall ist der Betrag von € 3.451,00 beitragsfrei in der Sozialversicherung.
Typische Aufwendungen für eine Betriebsfeier sind:
- Kosten für Speisen, Getränke, Tabakwaren, Süßigkeiten und andere Genussmittel,
- Fahrtkosten für An- und Abreise,
- Übernachtungskosten bei mehrtägigen Veranstaltungen,
- Eintrittskarten für sportliche/kulturelle Veranstaltungen,
- Geschenke in Form von bloßen Aufmerksamkeiten bis zu einem Wert von maximal € 40,00 inklusive Umsatzsteuer,
- Aufwendungen für Saalmiete, Musik, engagierte Künstler etc.
Bei der Prüfung der 110,00 €-Freigrenze ist zu beachten, dass Zuwendungen an Angehörige und andere Gäste des Arbeitnehmers (Ehegatte, Kinder, Verlobte) dem Arbeitnehmer zuzurechnen sind. Nehmen also Angehörige oder Gäste des Arbeitnehmers an der Betriebsveranstaltung teil, so ist der auf diese Personen entfallende Anteil an den Gesamtkosten dem Arbeitnehmer zuzurechnen. Der Arbeitgeber muss also ggf. ermitteln, ob die Arbeitnehmer alleine oder in Begleitung an der Betriebsveranstaltung teilgenommen haben.
Beispiel:
Eine Firma veranstaltet eine Weihnachtsfeier bei der die Arbeitnehmer Gäste mitbringen können (Ehepartner, Verlobte, Freund oder Freundin). Die Gesamtkosten für die Veranstaltung (Saalmiete, Kapelle, Speisen und Getränke einschließlich USt) betragen € 2.300,00. Dieser Betrag ist durch die Anzahl der Teilnehmer zu teilen (nicht durch die Anzahl der Arbeitnehmer). Haben z. B. 40 Personen an der Weihnachtsfeier teilgenommen, so entfallen auf jeden Teilnehmer (€ 2.300,00 : 40 Teilnehmer = € 57,50). Für Arbeitnehmer, die einen Gast mitgebracht haben ergibt sich eine Zuwendung von 2 × € 57,50 = € 115,00. Da die 110,00 €-Freigrenze überschritten ist, ist der Betrag von € 115,00 in vollem Umfang steuer- und beitragspflichtig. Verlangt der Arbeitgeber von denjenigen Arbeitnehmern, die einen Gast mitbringen, eine Zuzahlung von € 5,00, so ist dieser Betrag von dem geldwerten Vorteil abzuziehen, der dem Arbeitnehmer zuzurechnen ist. € 115,00 abzüglich € 5,00 Zuzahlung des Arbeitnehmers ergeben € 110,00. Die Freigrenze ist nicht überschritten; es entsteht kein steuer- und beitragspflichtiger geldwerter Vorteil.
Werden im Rahmen einer Betriebsveranstaltung Sachgeschenke an den Arbeitnehmer abgegeben, so sind diese wie folgt zu behandeln: Geschenke bis zu € 40,00 (inklusive Umsatzsteuer) sind in die Prüfung der 110,00 €-Freigrenze mit einzubeziehen.
Beispiel:
Die auf einen Arbeitnehmer entfallenden Kosten einer Weihnachtsfeier betragen € 95,00. Jeder Arbeitnehmer erhält im Rahmen der Weihnachtsfeier ein Päckchen im Wert von € 20,00. Damit ist die 110,00 €-Freigrenze überschritten; jeder Arbeitnehmer hat € 115,00 zu versteuern. Der Arbeitgeber kann die Steuer mit 25 % pauschalieren; dadurch tritt Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung ein.
Werden Geschenke im Wert von mehr als € 40,00 an die Arbeitnehmer abgegeben, so sind solche Geschenke stets steuerpflichtig; sie sind jedoch in die Prüfung der 110,00 €-Freigrenze nicht mit einzubeziehen. Eine Pauschalierung der Lohnsteuer für das Geschenk mit 25 % ist möglich.
Tipp: Um später bei einer Betriebsprüfung den Nachweis führen zu können, dass die 110,00 €-Freigrenze eingehalten worden ist, empfiehlt es sich, eine Teilnehmerliste nachzuhalten.
Diesen Artikel und weitere Steuernews lesen Sie im Mandantenbrief November 2011.
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