Die Ausübung des Vorsteuerabzuges setzt unter anderem voraus, dass der Unternehmer, der den Vorsteuerabzug begehrt, eine Rechnung besitzt, die unter Berücksichtigung der Vorgaben des § 14 UStG erstellt wurde. Damit der Vorsteuerabzug aus einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung in Anspruch genommen werden kann, sind im Vergleich zu „Papierrechnungen“ folgende Besonderheiten zu beachten:
Zustimmung des Empfängers
Zum einen bedarf es für die Übermittlung der Rechnung auf elektronischem Weg der Zustimmung des Rechnungsempfängers.
Die Zustimmung des Empfängers der elektronisch übermittelten Rechnung bedarf keiner besonderen Form; es muss lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger bestehen, dass die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll. Die Zustimmung in Form einer Rahmenvereinbarung, die nachträgliche Zustimmung oder das stillschweigende Billigen des tatsächlich Praktizierten (Nichtstun) soll genügen.
Gewährleistung der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts
Soweit die Rechnung auf elektronischem Weg übermittelt wurde, muss die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein. Dies kann auf zwei Arten erfolgen, nämlich:
1. durch qualifizierte elektronische Signatur (nach dem Signaturgesetz)
oder
2. durch elektronischen Datenaustausch, wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten.
Erhebliches Risiko für den Rechnungsempfänger
Die Möglichkeit zur Übermittlung einer Rechnung auf elektronischem Weg beinhaltet für den Rechnungsempfänger also ein erhebliches Risiko, da er den Vorsteuerabzug nur geltend machen kann, wenn durch ihn die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes der zugesandten Rechnung gewährleistet wird.
Zur Sicherung des Vorsteuerabzuges sollte der Rechnungsempfänger aus eigenem Interesse die elektronisch erhaltene Rechnung grundsätzlich daraufhin überprüfen, ob die oben aufgeführten Voraussetzungen erfüllt sind, da ggf. später auftretende Zweifel (z. B. bei Überprüfung der Vorsteueranspruches durch die Finanzbehörde) zu seinen Lasten gehen können (evtl. Versagung des Vorsteuerabzuges).
Fehlen dem Rechnungsempfänger die Möglichkeiten zur Überprüfung elektronischer Rechnungen oder ist ihm das Verfahren zu aufwendig, kann er die Zustimmung verweigern. Die Ablehnung sollte unbedingt schriftlich erfolgen.
Nach der Überprüfung ist die Rechnung aufzubewahren. Bei der Aufbewahrung muss sichergestellt sein, dass der Originalzustand der Rechnung nicht verändert und während der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) jederzeit lesbar gemacht werden kann.
Besonderheiten für Rechnungen per Telefax
Bei der Übermittlung von Rechnungen per Telefax (ebenfalls elektronisch übermittelte Rechnung) ist nur die Übertragung von Standard-Telefax an Standard-Telefax zulässig. Voraussetzung für die Anerkennung ist, dass der Leistungsempfänger die Telefax-Rechnung in ausgedruckter Form aufbewahrt.
Bei allen anderen Telefax-Übertragungsformen ist entsprechend den oben gemachten Ausführungen eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich, um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten zu gewährleisten.
Besonderheiten für Rechnungen per E- Mail
Auch hier gilt es, die Rechnungsdaten entsprechend den obigen Ausführungen auf ihre Gültigkeit zu überprüfen.
Tipp: Die Berechtigung zum Vorsteuerabzug aus einer auf dem elektronischen Weg erhaltenen Rechnung ist also an eine Vielzahl von Voraussetzungen geknüpft. Das Risiko der Versagung des Vorsteuerabzuges kann der Rechnungsempfänger nur minimieren, indem er die elektronische Signatur der Rechnungsdaten auf ihre Gültigkeit überprüft und das Ergebnis der erfolgreichen Überprüfung zusammen mit den Rechnungsdaten ablegt und aufbewahrt. Es ist nicht ausreichend, die Rechnung lediglich auszudrucken und abzuheften.
Das Europäische Parlament hat am 21. April 2010 eine Änderung der Mehrwert- steuersystemrichtlinie beschlossen, nach der die Pflicht zur elektronischen Signatur der elektronischen Rechnungen entfallen soll. Die dargestellte Änderung muss von den EU-Mitgliedstaaten bis zum 01. Januar 2013 in nationales Recht umgesetzt werden. Über die tatsächliche Umsetzung und den Umfang dieser Änderung im deutschen Umsatzsteuerrecht werden wir Sie beizeiten informieren.
Diesen Artikel und weitere Steuernews lesen Sie im Mandantenbrief Juni 2010.
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