Überlassung von Computer, Telefon und_Internet an Arbeitnehmer

Ermöglicht der Arbeitgeber dem Mitarbeiter die Nutzung von Computer, Telefon und Internet (auch) für den Privatbereich, stellt sich wie bei allen anderen Zuwendungen an Arbeitnehmer die Frage, ob ein geldwerter Vorteil vorliegt, der der Lohnsteuer und Sozialversicherung unterliegt.

Nachfolgend möchten wir Ihnen einen Überblick geben, in welchen Fällen die Nutzungsüberlassung nicht der Besteuerung unterliegt oder nur pauschal zu versteuern ist.

Überlassung von Computer und Telefon

Stellt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern einen Computer oder ein Telefon zur Verfügung, liegt grds. ein geldwerter Vorteil vor, wenn diese Geräte auch privat genutzt werden können. Dieser geldwerte Vorteil ist jedoch nach § 3 Nr. 45 EStG lohnsteuerfrei, sofern die Geräte im Eigentum des Arbeitgebers verbleiben. Dies gilt unabhängig davon, wie hoch der Anteil der privaten Nutzung ist. Selbst wenn die Geräte zu 100 % privat genutzt werden, wäre diese Nutzung steuerfrei, solange es sich um betriebliche Geräte des Arbeitgebers handelt.

Für die Frage, wann die Geräte noch als „betrieblich“ gelten, stellt da Lohnsteuerrecht nicht auf das zivilrechtliche, sondern auf das wirtschaftliche Eigentum ab. Wirtschaftlicher Eigentümer ist derjenige, der die tatsächliche Sachherrschaft über ein Wirtschaftsgut ausübt und andere auf Dauer von der Einwirkung auf dieses Gerät ausschließen kann.

Stellt daher der Arbeitgeber dem Mitarbeiter ein Wirtschaftsgut (auch) zur privaten Nutzung zur Verfügung, behält er sich aber nicht vor, dass dieses Gerät z. B. beim Ausscheiden des Mitarbeiters zurückzugeben ist, oder steht von Anfang an fest, dass der Mitarbeiter das Gerät für die gesamte Dauer der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer behalten und danach unentgeltlich oder gegen ein unverhältnismäßig niedrigen Betrag übernehmen darf, gilt in der Regel der Arbeitnehmer von Anfang an als wirtschaftlicher Eigentümer des Geräts mit der Folge, dass aufgrund der Nutzungsüberlassung ein zu versteuernder geldwerter Vorteil vorliegt.

Muss der Mitarbeiter jedoch das Gerät zurückgeben, wenn sie aus dem Unternehmen ausscheiden oder neue Geräte erhalten, ist der Arbeitgeber nicht auf Dauer von der tatsächlichen Sachherrschafft über die Geräte ausgeschlossen. Er bleibt daher wirtschaftlicher Eigentümer der Geräte, deren private Nutzung nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei ist.

Entgeltumwandlung zugunsten von Computer und Telefon

Für die Frage der Steuerfreiheit kommt es nicht darauf an, ob die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Geräte zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn vom Arbeitgeber gewährt oder durch eine Entgeltumwandlung vom Arbeitnehmer selbst finanziert wird.

Anders sieht es jedoch in der Sozialversicherung aus. Erfolgt die Vorteilsgewährung aus der Nutzungsüberlassung von Computer und Telefon zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, unterliegt der Nutzungsvorteil nicht der Sozialversicherung. Im Fall der Entgeltumwandlung zugunsten eines Computers und/oder Telefons liegt hingegen beitragspflichtiger Arbeitslohn vor, so dass weiterhin Beiträge zur Sozialversicherung geleistet werden müssen.

Unentgeltliche oder verbilligte Übereignung eines Computers

Die Steuerfreiheit des § 3 Nr. 45 EStG erstreckt sich nur auf die Nutzung, nicht hingegen auf die unentgeltliche oder verbilligte Übereignung eines Computers. Vielmehr liegt der geldwerte Vorteil aus der Schenkung eines Computers an den Arbeitnehmer der Versteuerung mit dem um übliche Preisnachlässe am Abgabeort geminderten Endpreis.

Es besteht allerdings gem. § 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG die Möglichkeit, die in diesem Fall entstehende Lohnsteuer pauschal mit 25% zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer zu erheben. Diese pauschale Lohnsteuer ist vom Arbeitgeber zu übernehmen. Beiträge zur Sozialversicherung fallen nicht an.

Voraussetzung sowohl für die Lohnsteuerpauschalierung als auch die Beitragsfreiheit ist jedoch, dass die unentgeltliche oder verbilligte Übereignung zusätzlich zum regulären Arbeitslohn erfolgt (keine Entgeltumwandlung).

Zuschuss zum privaten Computerkauf

Zahlt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Zuschuss zum Erwerb eines Computers, ist die vorgenannte Pauschalversteuerung nicht anwendbar. Stattdessen ist der Betrag in voller Höhe mit dem individuellen Steuersatz des Arbeitnehmers zu versteuern. Außerdem unterliegt er der Beitragspflicht in der Sozialversicherung.

Zuschuss zu privaten Internetkosten

Im Gegensatz zu einem Barzuschuss für die Anschaffung eines im Privatvermögen befindlichen Computers fällt ein Zuschuss zu den Internetkosten des Mitarbeiters, den der Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zahlt, unter die Begünstigung nach § 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG und kann somit pauschal mit 25 % versteuert werden (zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer). Beiträge zur Sozialversicherung fallen in diesem Fall nicht an.

Für die Pauschalversteuerung ist grds. ein Nachweis der tatsächlich entstandenen Aufwendungen erforderlich. Zu den steuerlich berücksichtigungsfähigen Aufwendungen für die Internetnutzung gehören sowohl die laufenden Kosten, wie z. B. Grundgebühr für den Internetzugang, laufende Gebühren für die Internetnutzung, Flatrate etc., als auch die Kosten der Einrichtung des Internetzugangs, wie z. B. ISDN-Anschluss, Modem etc.

Erklärt der Arbeitnehmer gegenüber dem Arbeitgeber, dass er über einen Internetzugang verfügt und ihm dafür im Jahr durchschnittlich Aufwendungen in der von ihm genannten Höhe entstehen und nimmt der Arbeitgeber diese Erklärung zum Lohnkonto, kann der vom Mitarbeiter genannte Betrag ohne weitere Prüfung für die Pauschalversteuerung zugrunde gelegt werden, wenn er monatlich €50,00 nicht übersteigt. Voraussetzung für die Pauschalversteuerung bei der Zahlung eines monatlichen Zuschusses von mehr als € 50,00 mtl. ist die Ermittlung der Aufwendungen zu den Internetkosten für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten.

Zuschuss über Entgeltumwandlung

Voraussetzung für die Anwendbarkeit der Pauschalversteuerung ist auch in diesem Fall, dass der Zuschuss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht wird. Bei der Entgeltumwandlung fehlt es jedoch an dieser Voraussetzung, so dass der Zuschuss mit dem individuellen Steuersatz des Mitarbeiters zu versteuern ist und darüber hinaus der Sozialversicherung unterliegt.

Diesen Artikel und weitere Steuernews lesen Sie im Mandantenbrief Februar 2011. 
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