Unternehmer sind dazu verpflichtet, ihre Geschäftsunterlagen grds. zehn Jahre lang aufzubewahren. Für die hierdurch entstehenden Kosten ist eine Rückstellung zu bilden. Hierzu gehören etwa die anteiligen Raumkosten für den Lagerraum, die Aufwendungen für die Einrichtung des Lagerraums, anteilige Personalkosten für die Archivierung und Reinigung des Raums sowie darüber hinaus die Kosten für die einmalige Digitalisierung und Datensicherung.
Nach der aktuellen Rechtsprechung des BFH muss bei den Rückstellungen für die Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen berücksichtigt werden, dass jährlich Unterlagen auch aussortiert werden müssen. So sind zum 31. Dezember 2011 einerseits Unterlagen des Jahres 2011 noch zehn Jahre lang aufzuheben; andererseits sind Unterlagen des Jahres 2002 nur noch für ein Jahr aufzubewahren. Der Umstand, dass auszusondernde Unterlagen voraussichtlich durch neue Unterlagen (späterer Jahre) ersetzt werden und somit kein Stauraum frei wird, kann hierbei nicht berücksichtigt werden. Auch die Möglichkeit, dass die Aussonderung (etwa nach Betriebsaufgabe) zwar Platz freigibt, der Platz aber nicht anderweitig genutzt werden kann, solange noch andere Unterlagen aufzubewahren sind (mit der Folge, dass die Aufbewahrungskosten für die verbliebenen Unterlagen proportional steigen), beeinflusst nicht die Höhe der Rückstellung.
Die durchschnittliche verbleibende Aufbewahrungsdauer für die Unterlagen der letzen zehn Jahre beträgt folglich 5,5 Jahre. Bei der Berechnung der Rückstellung ist daher der jährliche Kostenbetrag mit dem Faktor 5,5 zu multiplizieren.
Diesen Artikel und weitere Steuernews lesen Sie im Mandantenbrief Februar 2012.
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