Richtige Archivierung beim Online-Banking

Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften nutzen verstärkt das Homebanking- oder Onlinebanking-Verfahren. Jedoch genügt der Buchführungspflichtige nur mit dem Ausdruck des über Homebanking übermittelten elektronischen Kontoauszugs nicht den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, da es sich beim elektronisch übermittelten Auszug um das originär digitale Dokument handelt.

Das Bayerische Landesamt für Steuern weist daher mit seiner Verfügung vom 28. Juli 2010 darauf hin, dass es für die steuerliche Anerkennung des elektronischen Kontoauszugs erforderlich ist, die Datei auf einem maschinell auswertbaren Datenträger zu archivieren. Dabei sind sowohl die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) als auch die Grundsätze DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zu beachten. Die GoBS setzen u. a. voraus, dass die übermittelten Daten vor dem Weiterverarbeiten, vor dem Speichern oder bei einem möglichen späteren Ausdruck nicht bzw. nachvollziehbar verändert werden können. Die Speicherung der Datei im pfd-Format genügt diesen Grundsätzen somit nicht.

Um den Aufbewahrungspflichten gerecht zu werden, sind z. B. folgende Lösungen denkbar:

  • Übermittlung und Speicherung eines digital signierten elektronischen Kontoauszugs

  • Auszugsspeicherung beim Kreditinstitut und die jederzeitige Zugriffsmöglichkeit während der Aufbewahrungsfrist

  • Übersendung und Aufbewahrung von Monatssammelkontoauszügen in Papierform.

Diesen Artikel und weitere Steuernews lesen Sie im Mandantenbrief November 2010. 
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