Durch die Einführung von SEPA entsteht ein gravierender Umstellungsbedarf in Unternehmen und im Handel. Vor allem dann, wenn Zahlungen in der Unternehmens-EDV generiert und anschließend elektronisch weitergegeben werden oder Zahlungsdaten von der Bank elektronisch in das eigene EDV-System eingelesen werden, müssen Anpassungen der Software und teilweise auch der Verfahrensabläufe erfolgen. Diese Anpassungen können sehr aufwendig und damit kostenintensiv sein.
Dringend anzuraten ist, dass die erforderlichen Umstellungsschritte möglichst umgehend unter Hinzuziehung des jeweiligen Softwareunternehmens oder der EDV-Abteilung für den individuellen Fall ermittelt werden. Für das einzelne Unternehmen muss festgelegt werden, welche Umstellungsschritte erforderlich sind und wer diese ausführen kann. Gerade dann, wenn die Kunden in diesen Prozess mit einbezogen werden, wie z. B. bei Lastschriftverfahren, bedarf die Umstellung eines ausreichenden zeitlichen Vorlaufs.
Folgende Punkte bedürfen einer Umstellung der EDV-Systeme bzw. der Prozesse:
Technische Anforderungen an das Datenformat
Unternehmen müssen bei der Abwicklung von Überweisungen und Lastschriften im SEPA-Verfahren bestimmte technische Anforderungen einhalten. Bis zum 01. Februar 2014 muss technisch sichergestellt werden, dass bei der elektronischen Einlieferung von Zahlungen die IBAN und das ISO 20022 XML Format verwendet werden. Ansonsten können die Daten nicht bei der Bank eingeliefert werden.
Lohn- und Gehaltszahlungen
Die im Lohn- und Gehaltsprogramm generierten Zahlungen müssen zukünftig im SEPA-Format erfolgen. Daher ist sicherzustellen, dass das Programm auf das neue Datenformat umgestellt wird und eine Konvertierung der bestehenden Bankdaten der Mitarbeiter in IBAN und BIC erfolgt, damit diese nicht bei allen Mitarbeitern erfragt werden müssen.
SEPA-Lastschriften
Die SEPA-Lastschrift, die seit November 2009 existiert, ist sowohl national als auch grenzüberschreitend nutzbar. Es gibt zwei SEPA-Lastschriftverfahren: das SEPA-Basislastschriftverfahren sowie das Firmenlastschriftverfahren.
Ein SEPA-Lastschriftmandat umfasst sowohl die Zustimmung des Zahlers zum Einzug der Zahlung per SEPA-Lastschrift an den Zahlungsempfänger als auch den Auftrag an den eigenen Zahlungsdienstleister zur Einlösung der Zahlung. Die verbindlichen Mandatstexte für die sog. „SEPA-Mandate“ (SEPA-Lastschriftmandat und SEPA-Firmenlastschriftmandat) stellt die jeweilige Bank zur Verfügung und sind bei neuen Vertragsabschlüssen nach dem 01. Februar 2014 zu verwenden.
Bereits erteilte schriftliche Einzugsermächtigungen können als SEPA-Lastschriftmandate genutzt werden. In Deutschland ist durch eine Änderung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Zahlungsdienstleister sichergestellt, dass bestehende deutsche Einzugsermächtigungen auch für Einzüge im SEPA-Basislastschriftverfahren genutzt werden können. Es ist also nicht nötig, für die SEPA-Basislastschrift neue Mandate einzuholen – es sei denn, dass noch gar keine Einzugsermächtigung vorliegt (wie z. B. bei Neukunden). Lediglich eine Information des Zahlungsempfängers an den Zahler über die Umstellung unter Angabe der Gläubiger-Identifikationsnummer und der Mandatsreferenz hat vor dem ersten SEPA-Basis-Lastschrifteinzug zu erfolgen. Die AGB-Änderungen erfassen die im Abbuchungsauftragsverfahren erteilten Abbuchungsaufträge dagegen nicht.
SEPA-Basislastschriften
Das SEPA-Basislastschriftverfahren steht Verbrauchern und Unternehmen offen und enthält zahlreiche vom deutschen Einzugsermächtigungslastschriftverfahren bekannte Elemente. Eine SEPA-Basislastschrift kann – wie die Einzugsermächtigungslastschrift – innerhalb von acht Wochen nach Belastung an den Einreicher zurückgegeben werden. Ein Lastschrifteinzug ohne Mandat, d. h. eine unautorisierte Lastschrift, kann vom Zahler innerhalb von 13 Monaten nach der Kontobelastung zurückgegeben werden. SEPA-Lastschriften müssen eine bestimmte Zeit vor Fälligkeit bei der Zahlstelle vorliegen. Bei SEPA-Basislastschriften sind dies bei Erst- und Einmallastschriften fünf, bei Folgelastschriften zwei Interbankengeschäftstage. Voraussichtlich ab November 2013 kann diese Vorlauffrist in Deutschland auf einen Interbankengeschäftstag verkürzt werden.
SEPA-Firmenlastschriften
Die SEPA-Firmenlastschrift ist ausschließlich im Verkehr mit Unternehmen möglich und ähnelt dem heutigen Abbuchungsauftragsverfahren. Bei der SEPA-Firmenlastschrift besteht keine Möglichkeit der Rückgabe der Lastschrift. Die Zahlstelle ist verpflichtet, die Mandatsdaten bereits vor der Belastung auf Übereinstimmung mit der vorliegenden Zahlung zu prüfen. SEPA-Firmenlastschriften müssen der Zahlstelle einen Geschäftstag vor dem Fälligkeitstag vorliegen.
Gläubiger-Identifikationsnummer
Um als Zahlungsempfänger (z. B. Unternehmen, Handel) Lastschriften auf Basis der SEPA-Lastschriftverfahren nutzen zu können, benötigt der Zahlungsempfänger eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Hierbei handelt es sich um eine kontounabhängige und eindeutige Kennung, die den Zahlungsempfänger als Lastschrift-Einreicher zusätzlich identifiziert. In Deutschland ist die Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank über das Internet zu beantragen unter <link http: www.glaeubiger-id.bundesbank.de>www.glaeubiger-id.bundesbank.de.
Elektronisches Lastschriftverfahren (ELV)
Die SEPA-Verordnung räumt die Möglichkeit ein, dass das im deutschen Einzelhandel stark genutzte Elektronische Lastschriftverfahren (ELV) bis zum 01. Februar 2016 weiter genutzt werden kann.
Diesen Artikel und weitere Steuernews lesen Sie im Mandantenbrief Oktober 2013.
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