Besonders betroffen von der SEPA-Umstellung sind Vereine, da diese in großem Umfang vom Lastschriftverfahren Gebrauch machen. An folgende Umstellungsschritte ist zu denken:
- Die Vereinssoftware mit der Mitgliederverwaltung muss auf SEPA umgestellt werden. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass die bestehenden Daten (Kontoverbindungen der Mitglieder) von der Software automatisch in IBAN und BIC umgewandelt werden können.
- Es muss bei der Deutschen Bundesbank unter <link http: www.glaeubiger-id.bundesbank.de>www.glaeubiger-id.bundesbank.de eine Gläubiger-Identifikationsnummer beantragt werden, um zukünftig SEPA-Lastschriften durchführen zu können.
- Lastschrifteinzüge sind rechtzeitig dem Zahlungspflichtigen mitzuteilen. Ausreichend ist ein Hinweis auf der Mitgliederversammlung oder in einer Mitgliederzeitschrift. Die Ankündigung könnte wie folgt lauten: „Wir ziehen den Mitgliedsbeitrag jährlich zum 01. März ein. Fällt dieser nicht auf einen Bankarbeitstag, erfolgt der Einzug am unmittelbar darauf folgenden Bankarbeitstag.“
- SEPA-Lastschriften werden ausschließlich per Online-Banking bei der Bank eingereicht. Die Einreichung per Beleg oder Datenträger ist nicht mehr möglich. Daher wird ein Programm benötigt, um die Daten in dem vorgeschriebenen Format aufbereiten zu können. Oft wird dies durch die Vereinssoftware erledigt.
- „SEPA-Mandate“ ersetzen zukünftig die bekannten Einzugsermächtigungen. Vorhandene unterschriebene Einzugsermächtigungen können in Mandate umgewandelt werden. Bei bestehenden Lastschriftermächtigungen muss zwingend eine unterschriebene Einzugsermächtigung im Original vorliegen. Nur diese Einzugsermächtigung ist für die Umwidmung in eine SEPA-Basislastschrift zulässig. Für neue Mitglieder sollte ab sofort das Kombi-Mandat (bisherige Einzugsermächtigung in Verbindung mit SEPA-Lastschrift) verwendet werden. Sobald der Einzug der Beträge auf SEPA-Lastschriften umgestellt wurde, reicht für neue Mitglieder das SEPA-Basislastschrift-Mandat. Muster hierfür sind bei den Banken erhältlich. Insofern müssen Mitgliedsantragsformulare textlich umgestellt werden.
Diesen Artikel und weitere Steuernews lesen Sie im Mandantenbrief Oktober 2013.
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