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Kontierungsvermerk auf elektronischen Eingangsrechnungen

Gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS – Anlage zum BMF-Schreiben vom 07. November 1995) sind zur Erfüllung der Belegfunktion Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum auf dem Beleg erforderlich. 

Elektronische Abrechnungen sind jedoch auf einem Datenträger zu speichern, der Änderungen nicht mehr zulässt. Eine Kontierung ist demnach auf dem Beleg nicht möglich, da der Originalzustand erhalten bleiben muss. Gleichwohl darf nach den GoBS der Verzicht auf einen herkömmlichen Beleg die Möglichkeit der Prüfung des betreffenden Buchungsvorgangs in formeller und sachlicher Hinsicht nicht beeinträchtigen.

Nach der Verfügung des Bayerischen Landesamts für Steuern vom 13. Februar 2012 kann dem Erfordernis der Prüfbarkeit dadurch Rechnung getragen werden, dass an die elektronische Rechnung ein Datensatz angehängt wird, der die für die Buchung notwendigen Informationen erhält. Der Datensatz muss mit der Rechnung so verbunden werden, dass er von dieser nicht mehr getrennt werden kann.

Diesen Artikel und weitere Steuernews lesen Sie im Mandantenbrief März 2012. 

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