Aufbewahrung von digitalen Belegen

Grundsätzlich gilt, dass Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte und die zu ihrem Verständnis zugehörigen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen sowie die Buchungsbelege zehn Jahre und Handelsbriefe sechs Jahre aufzubewahren sind. Darüber hinaus sind auch sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, aufzuheben. 

Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse dürfen die Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern, z. B. digitalen Datenträger, aufbewahrt werden. Hierunter fallen Inventare, Handelsbriefe, Handelsbücher, Buchungsbelege und Lageberichte. Diese Unterlagen sind während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren.

Originär digitale Unterlagen müssen auf verwertbaren Datenträgern aufbewahrt werden. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Vielmehr müssen die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen in einem auswert-baren Datenformat vorliegen. Das Verfahren für die Wiedergabe der auf Bild- und Datenträgern geführten Unterlagen muss in einer Arbeitsanweisung des Buchführungspflichtigen schriftlich festgehalten werden.

Dies gilt z. B. auch für elektronisch übermittelte Kontoauszüge. Lediglich mit dem Ausdruck des elektronischen Kontoauszugs genügt der Buchführungspflichtige den nach § 147 AO bestehenden Aufbewahrungspflichten nicht, da es sich beim elektronisch übermittelten Kontoauszug um ein originär digitales Dokument handelt. Für die steuerliche Anerkennung des elektronischen Kontoauszugs ist es daher erforderlich, diese Datei auf einem maschinell auswertbaren Datenträger zu archivieren. Eine bloße Abspeicherung von Kontoauszügen in pdf-Format ist nicht ausreichend.

Erfolgt eine ordnungsgemäße Aufbewahrung der Unterlagen auf Bild- oder Datenträger, können die Papierbelege grds. vernichtet werden. Dies gilt jedoch nicht für Originalunterlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften im Original aufzubewahren sind. Hierbei handelt es sich z. B. um Papierrechnungen, die zwingend in Papierform aufzubewahren sind, damit der Vorsteuerabzug nicht gefährdet wird.

Urkunden sind in gerichtlichen Verfahren im Original vorzulegen, damit sie als Beweismittel zugelassen werden. Gescannte Dokumente oder eine Fotokopie werden "Beweismittel des richterlichen Augenscheins", d. h. sie unterliegen der freien Beweiswürdigung des Richters und sind keine Urkunde im Sinne der Zivilprozessordnung. Vor Vernichtung der Originaldokumente sollte daher eine Abwägung des wirtschaftlichen Risikos zu den Einsparungen durch die Vernichtung der Originale erfolgen. Dies gilt insbesondere für Urkunden aller Art (z. B. Versicherungspolicen), Verträge und auch Personalakten.

Tipp: Die Digitalisierung von Belegen und die Speicherung von digitalen Dokumenten bieten viele Vorteile, aber auch zahlreiche Risiken. Wer sich an die gesetzlichen Pflichten hält, seine Unterlagen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt und die bildliche Widergabe mit dem Ursprungsbeleg sicherstellt, hat sogar die Möglichkeit, einen Großteil der Originalbelege zu vernichten. Erfolgt die elektronische Aufbewahrung von Unterlagen jedoch unvollständig oder formell oder sachlich unrichtig, kann im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung die Buchführung als nicht ordnungsgemäß verworfen werden und berechtigt das Finanzamt zur Schätzung, wobei zur Erreichung der größtmöglichen Wahrscheinlichkeit des Ergebnisses die in Papierform vorgelegten Unterlagen und sonstigen Auskünfte des Steuerpflichtigen herangezogen werden.

Diesen Artikel und weitere Steuernews lesen Sie im Mandantenbrief März 2012. 

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