Die elektronische Rechnung

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Hierunter fallen Rechnungen, die per E-Mail, im EDI-Verfahren, als PDF- oder Textdatei, per Computer-Telefax oder Fax-Server (nicht aber Standard-Telefax) oder im Wege des Datenträgeraustauschs übermittelt werden.

Für die steuerliche Anerkennung einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung ist erforderlich, dass der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung zustimmt. Diese Zustimmung bedarf dabei keiner besonderen Form; es muss lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll. Es genügt aber auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen.

Die durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 vom 01. November 2011 erfolgte Gleichstellung von Papier- und elektronischer Rechnung führt zu keiner Erhöhung der Anforderungen an Papierrechnungen. Für beide Rechnungsformen gilt, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit zu gewährleisten sind. 

Um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden, muss die Rechnung darüber hinaus alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten. Hierbei handelt es sich um folgende Pflichtangaben:

- Angabe des vollständigen Namens und der vollständigen Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, wobei Rechnungsaussteller und leistender Unternehmer grundsätzlich identisch sein müssen,
- die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder alternativ die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- das Ausstellungsdatum,
- eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
- die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
- das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder die sonstige Leistung,
- den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag,
- im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung vorliegt,
- bei Bauleistung einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.

Unter Echtheit der Herkunft ist die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers (leistender Unternehmer) zu verstehen. Unversehrtheit des Inhalts liegt vor, wenn die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden.

Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung können durch jegliches innerbetriebliches Kontrollverfahren gewährleistet werden, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung herstellen kann. Unter "innerbetrieblichen Kontrollverfahren" sind Verfahren zu verstehen, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seinen Zahlungsverpflichtungen einsetzt. 

Der Unternehmer wird im eigenen Interesse insbesondere überprüfen, ob

- die Rechnung in der Substanz korrekt ist, d. h. ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde,
- der Rechnungsaussteller also tatsächlich den Zahlungsanspruch hat,
- die vom Rechnungsaussteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist und ähnliches,

um zu gewährleisten, dass das Unternehmen tatsächlich nur die Rechnungen begleicht, zu deren Begleichung es auch verpflichtet ist. Der Unternehmer ist frei darin, ein für ihn geeignetes Verfahren zu wählen. Dies kann im Rahmen eines entsprechend eingerichteten Rechnungswesens geschehen, aber z. B. auch durch manuellen Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z. B. Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein). Diese Regelung führt für den Unternehmer jedoch zu keiner zusätzlichen Verpflichtung zur Dokumentation des Kontrollverfahrens.

Die Speicherung der Inhalts- und Formatierungsdaten der elektronischen Rechnung muss auf einem Datenträger erfolgen, der Änderungen nicht mehr zulässt. Hierzu gehören insbesondere nur einmal beschreibbare CDs und DVDs. Die Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung als Papierausdruck ist nicht zulässig. Die Aufbewahrung muss vielmehr in dem elektronischen Format der Ausstellung bzw. des Empfangs (z. B. digital als E-Mail ggf. mit Anhängen in Bildformaten wie pdf oder tiff, digital als Computer-Telefax, digital als Web-Download oder in EDI-Formaten) erfolgen.

Tipp: Nicht ausreichend für die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen ist es, eine Papierrechnung einzuscannen, als pdf-Dokument zu speichern und das Original zu vernichten. Erhalten Sie eine Papierrechnung, ist diese auch in Papierform aufzubewahren.

Diesen Artikel und weitere Steuernews lesen Sie im Mandantenbrief März 2012. 

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