Seit einiger Zeit steht den Finanzbehörden als Prüfinstrument die Umsatzsteuer-Nachschau zur Verfügung. Abweichend zu Betriebsprüfungen oder Umsatzsteuer-Sonderprüfungen kündigen sich die Prüfer für eine Umsatzsteuer-Nachschau nicht rechtzeitig an. Vielmehr haben die Prüfer das Recht, ohne vorherige Ankündigung Grundstücke und Räume Ihres Unternehmens während der Geschäfts- und Arbeitszeiten zu betreten. Theoretisch kann es also jederzeit passieren, dass ein Umsatzsteuer-Sonderprüfer bei Ihnen klingelt und einen bestimmten Sachverhalt im Rahmen der Umsatzsteuer-Nachschau gezielt erforschen möchte. Allerdings ist dem Beamten lediglich das Betreten der geschäftlichen Räume erlaubt; durchsuchen darf er Ihr Anwesen nicht. Auch muss der Prüfer glaubhaft machen, dass er Prüfungen vornehmen oder Feststellungen treffen will. Eine reine Besichtigungstour ohne besonderen Anlass ist ihm also nicht erlaubt. Auch ist der Prüfer im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau nicht berechtigt, Ihre privaten Wohnräume gegen Ihren Willen zu betreten.
Anlass der Umsatzsteuer-Nachschau
Als einer der häufigsten Anwendungsfälle der Nachschau bezeichnet die Finanzverwaltung Existenzprüfungen bei neu gegründeten Unternehmen. Die Prüfer sollen sich vor Ort vergewissern, ob die Firma, die in der Anfangsphase regelmäßig hohe Vorsteuerbeträge geltend macht, überhaupt unter der offiziellen Firmenanschrift existiert. Auch wird geprüft, ob bestimmte (kostenintensive) Anschaffungen tatsächlich getätigt wurden, also z. B. teure Maschinen tatsächlich auf dem Werksgelände stehen. Die Gefahr einer Umsatzsteuer-Nachschau ist demnach insbesondere dann erhöht, wenn plötzlich sehr hohe Vorsteuerbeträge angemeldet werden. Darüber hinaus bedient sich die Finanzverwaltung des Instruments der Nachschau zwecks Erledigung von Auskunftsersuchen zum Vorsteuerabzug anderer Finanzämter oder von Amtshilfeersuchen anderer EU-Mitgliedsstaaten.
Ablauf der Umsatzsteuer-Nachschau
Sobald der Prüfer bei Ihnen vor der Tür steht und mit der Nachschau beginnen will, muss er sich ausweisen. Auf Verlangen haben Sie Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden vorzulegen und Auskünfte zu erteilen. Beachten Sie hierbei, dass sich Ihre Mitwirkungspflicht insoweit nur auf umsatzsteuerliche Gesichtspunkte zu beziehen braucht. Sie sind daher nicht verpflichtet, Unterlagen vorzulegen oder Auskünfte zu erteilen, die sich auf andere Steuerarten (z. B. Einkommen- oder Körperschaftsteuer) oder Ihre Privatangelegenheiten beziehen. Auch muss der Prüfer Ihre Angestellten „in Ruhe lassen“ und darf von diesen gegen Ihren Willen keinerlei Auskünfte einfordern. Darüber hinaus sollten Sie dem Prüfer grds. keine Unterlagen aushändigen, die vergangene (umsatzsteuerlich bereits abgeschlossene) Zeiträume betreffen.
Nicht selten kommt es vor, dass Unternehmer in solchen Situationen keinen klaren Kopf behalten und Aussagen machen, die ihnen später zum Nachteil gereichen. Wir empfehlen Ihnen daher, sich bei Erscheinen des Prüfers mit uns in Verbindung zu setzen.
Übergang zur Außenprüfung möglich
Sollten die bei der Umsatzsteuer-Nachschau getroffenen Feststellungen Anlass zu einer erweiterten Prüfung geben, kann das Finanzamt ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergehen. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass die Umsatzsteuer-Nachschau auf die Umsatzsteuer begrenzt ist, weshalb auch bei einem Übergang zu einer Außenprüfung grds. nur die Umsatzsteuer geprüft werden darf. Es handelt sich dann letztlich um eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung, allerdings ohne vorherige Ankündigung. Ohne konkreten Anlass kann die Finanzverwaltung jedoch nicht einfach in eine Sonder- prüfung übergehen. Darüber hinaus muss sie an Ort und Stelle auf den Übergang zur Sonderprüfung hinweisen, und zwar in schriftlicher Form. Dieser Hinweis muss auch Angaben über den zeitlichen und sachlichen Umfang der zu prüfenden Sachverhalte haben.
So sollten Sie sich verhalten
Verlangen Sie von dem Prüfer, dass er Ihnen genau erläutert, in wessen Auftrag und aus welchen Gründen die Nachschau durchgeführt werden soll. Lassen Sie sich auch genauestens über den geplanten Umfang der Ermittlungen informieren, und fragen Sie konkret, was er zu prüfen beabsichtigt. Die Beschlagnahme bzw. Mitnahme von Geschäftsunterlagen gegen Ihren Willen sollten Sie keinesfalls tolerieren. Im Ergebnis wird es aber wenig Erfolg versprechend sein, wenn Sie dem Prüfer direkt den Zutritt verweigern. Dieses Recht steht Ihnen zwar grds. zu, wird aber regelmäßig dazu führen, dass die Finanzverwaltung steuerliche Unregelmäßigkeiten in Ihrem Betrieb vermutet und anschließend sämtliche ihr zur Verfügung stehenden Prüfungsmöglichkeiten ausschöpfen wird. Nicht auszuschließen ist in diesem Fall auch, dass unverzüglich eine Prüfung durch die Steuerfahndung (die dann weiter gehende Rechte hat) eingeleitet wird. Erscheint der Prüfer jedoch zu einem völlig unpassenden Zeitpunkt, z. B. wenn Sie gerade Inventur machen, Ihr EDV-System umstellen oder Sonderaktionen durchführen, sollten Sie beantragen, dass die Nachschau verschoben wird.
Diesen Artikel und weitere Steuernews lesen Sie im Mandantenbrief Oktober 2010.
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