Damit die Registrierkasse nicht gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung verstößt, muss die richtige und vollständige Erfassung und Verarbeitung der Geschäftsvorfälle bei der Speicherung gewährleistet sein. Es ist daher darauf zu achten, dass nachträglich keine Änderungen mehr vorgenommen werden können, so dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
Grundsätzlich ist jede Einnahme und Ausgabe einzeln aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnung erfolgt bei den alltäglichen Bargeschäften in der Regel mit einer Registrierkasse oder PC-Kasse, mit deren Hilfe diese Einzelaufzeichnung praktikabel wird.
Wird eine elektronische Kasse geführt, müssen alle Einzeldaten, die durch die Nutzung der Kasse entstehen, während der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren
- jederzeit verfügbar,
- unverzüglich lesbar und
- maschinell auswertbar aufbewahrt werden.
Bitte beachten Sie, dass innerhalb der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren nicht nur die Einzeldaten der elektronischen Kasse aufbewahrt werden, sondern auch eine schlüssige und nachvollziehbare Dokumentation über die Registrierkasse. Hierzu zählen die Betriebsanleitung, Dokumente zur Programmierung und evtl. Umprogrammierungen, sowie die Programmabrufe nach jeder Änderung und Protokolle über die Errichtung von Verkäufer-, Kellner- oder Trainingsspeicher.
Die Finanzverwaltung verlangt, dass die Kasseneinzeldaten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (z. B. CD, DVD, USB-Stick) zur Verfügung gestellt werden. Das Unternehmen muss also selbst dafür sorgen, dass es die Einzeldaten mit allen Strukturinformationen in der Kasse nicht nur speichert, sondern auch „herausholt“ und in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung stellt. Können mit der elektronischen Registrierkasse nicht alle Kasseneinzeldaten für zehn Jahre im Gerät gespeichert werden, ist die Kasse umgehend mit Speichererweiterungen auszustatten. Sollte dies technisch unmöglich sein, sind die Daten auf einem externen Datenträger zu speichern.
Tipp: Dem Unternehmer obliegt der Nachweis, dass die Daten manipulationssicher, unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert werden. Ggf. ist hierfür die Hilfe eines IT-Dienstleisters erforderlich, der Sie auch über derzeitige und zu erwartende technische Aufrüstungsmöglichkeiten informiert.
Ausnahmeregelungen bei nicht aufrüstbaren Registrierkassen
Ist eine Aufrüstung der Registrierkasse nachweisbar technisch nicht möglich, darf die Kasse längstens bis zum 31. Dezember 2016 eingesetzt werden (Härtefallregelung). In diesem Fall müssen mindestens folgende Unterlagen aufbewahrt werden:
- alle zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere Bedienungs- und Programmieranleitung
- alle Programmabrufe nach jeder Änderung (u. a. Artikelpreise)
- Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern u. Ä.
- alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Pro-forma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten)
- alle mit Hilfe der Kasse erstellten Rechnungen
- alle Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers inklusive:
- Name Ihres Unternehmens
- Tagesdatum und Uhrzeit (wichtig zur Überprüfung, ob der Ausdruck nach Geschäftsschluss erfolgte – bei Abweichung wird empfohlen, den Grund zu vermerken)
- Tagessumme getrennt nach verschiedenen Steuersätzen (falls vorhanden)
- Fortlaufende Nummer (bei Stornierungen ist wichtig, diesen Bon als Nachweis aufzubewahren. Eine Unterbrechung des Nummernkreises ist zu vermeiden. Bei Unterbrechung ist ein Vermerk über den Grund aufzubewahren)
- Stornobuchungen (z. B. sog. Managerstornos und Nach-Stornobuchungen)
- Retouren
- Entnahmen
- Zahlungswege (bar, Scheck und Kredit)
- alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der Registrierkasse (z. B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte) im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon
Darüber hinaus ist die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons nachweisbar sicherzustellen. Zusätzlich ist es ratsam, alle weiteren Unterlagen und Daten aufzubewahren (z. B. GrandTotal-Speicher und Journalrollen), um die Vollständigkeit der vorgelegten Tagesendsummenbons zu belegen. Weiter sollten alle ungewöhnlichen Vorfälle protokolliert werden (z. B. Defekt der Registrierkasse etc.).
Diesen Artikel und weitere Steuernews lesen Sie im Mandantenbrief März 2015.
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