Kassenführung

Einsatz einer offenen Ladenkasse

Bei der sog. "offenen Ladenkasse" sind die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung – im Gegensatz zur Kassenführung mit Hilfe einer Registrierkasse/PC-Kasse – mit hohem Aufwand verbunden. Auch hier ist prinzipiell die Aufzeichnung eines jeden einzelnen Handelsgeschäftes, also jeder Betriebseinnahme und Betriebsausgabe, jeder Einlage und Entnahme, mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls erforderlich. Jeder einzelne Vorgang muss identifizierbar sein. Zu erfassen sind Inhalt des Geschäfts sowie Name, Firma und Adresse des Vertragspartners. Da sich die Pflicht zur Einzelaufzeichnung der Betriebseinnahmen auch aus dem Umsatzsteuergesetz ergibt, besteht die Verpflichtung unabhängig von der Gewinnermittlungsart.

Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität sind aber insbesondere Einzelhändler, die im Allgemeinen Waren von geringem Wert an nicht bekannte Kunden über den Ladentisch gegen Barzahlung verkaufen, von der Pflicht zur Einzelaufzeichnung entbunden. In diesem Fall müssen die Bareinnahmen anhand eines sog. Kassenberichts nachgewiesen werden, in dem sie täglich mit dem Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt werden. Für die Anfertigung eines Kassenberichts ist der gesamte geschäftliche Bargeldendbestand einschließlich Hartgeld – unabhängig vom Aufbewahrungsort des Geldes (z. B. Tresorgeld, Handkassen der Kellner, Wechselgeld, Portokasse etc.) – täglich zu zählen, weil die Feststellung des Kassenbestandes eine unentbehrliche Grundlage für die Berechnung der Tageslosung bildet. Der Kassenendbestand ist sodann rechnerisch um die Entnahmen und Ausgaben zu erhöhen und um die Einlagen und den Kassenanfangsbestand zu mindern, so dass sich die Tageseinnahme ergibt. Die Entnahmen, Einlagen (einschl. Herkunftsnachweis) und Ausgaben sind durch Belege nachzuweisen.  

Nur ein in solcher Weise erstellter Kassenbericht für offene Ladenkassen dokumentiert diese Rechenschritte hinreichend, schreibt sie unveränderbar fest und macht sie damit nachprüfbar. Mit Standardsoftware (z. B. Office-Programme) erstellte Tabellen sind nicht manipulationssicher und entsprechen somit nicht den Vorschriften. Am Markt erhältliche Software wird nur dann als ordnungsgemäß anerkannt, wenn eine nachträgliche Änderung unmöglich bzw. – sofern möglich – mit einem entsprechenden automatisch vom Programm gesetzten Vermerk ersichtlich ist. Darüber hinaus sollten Sie die Ermittlung des Geldbestandes am Ende des Tages durch ein sog. Zählprotokoll nachweisen. Rundungen oder Schätzungen sind unzulässig. 

Tipp: Dokumentieren Sie die Ermittlung des Geldbestands am Ende des Tages durch ein sog. Zählprotokoll. Auch Hartgeld in der Kasse und das Wechselgeld in den Handkassen sind exakt zu erfassen. Rundungen oder Schätzungen sind unzulässig und führen zur Versagung der Beweiskraft der Kassenführung. 

Bitte beachten Sie, dass auch bei Gewinnermittlern nach § 4 Abs. 3 EStG, die überwiegend Bargeschäfte tätigen, eine geordnete Belegsammlung nicht ausreicht. Bareinnahmen und Barausgaben sind auch in diesem Fall täglich aufzuzeichnen. 

Diesen Artikel und weitere Steuernews lesen Sie im Mandantenbrief März 2015. 

Als <link file:265 download herunterladen der datei>PDF ansehen.

1