Aufbewahrungspflichten bei elektronischen Rechnungen

Wie die elektronisch übermittelten Kontoauszüge unterliegen auch elektronische Rechnungen strengen Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten. So sind elektronische Rechnungen zwingend elektronisch abzulegen. Dabei schreibt der Gesetzgeber Datei-Format und Speichermedium vor.

Grundsätzlich gelten für elektronische Rechnungen dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen. Auch elektronische Rechnungen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Ihre Belege sind für die Dauer der Aufbewahrungsfrist zu archivieren.

Bei der Aufbewahrung elektronischer Belege müssen folgende Grundsätze beachtet werden:

  • Elektronische Rechnungen müssen zwingend in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind. Die elektronischen Belege müssen während der Aufbewahrungsfrist zudem jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein.
  • Das Aufbewahrungsmedium kann für steuerlich aufzubewahrende Dokumente nicht frei gewählt werden. Elektronische Rechnungen und Belege müssen zwingend elektronisch archiviert werden. Es genügt nicht, die Unterlagen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren!
  • Die elektronische Archivierung muss auf einem Datenträger erfolgen, der eine Änderung nicht mehr zulässt. Gegenwärtig eignen sich hierfür beispielsweise die marktgängigen einmal beschreibbaren Speichermedien.

Tipp: Bitte beachten Sie: Erhalten Sie eine Rechnung als Anhang zu einer Email (z. B. als PDF-Datei), müssen sowohl der Anhang als auch die dazugehörige E-Mail archiviert werden.

Diesen Artikel und weitere Steuernews lesen Sie im Mandantenbrief August 2014.

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