Aufbewahrung von elektronischen Kontoauszügen

Im Online-Banking-Verfahren erhalten Kunden von ihrer Bank häufig nur noch Kontoauszüge in elektronischer Form. 

Das Bayerische Landesamt für Steuern erläutert in seiner Verfügung vom 19. Mai 2014, wie diese elektronischen Kontoauszugsdaten aufzubewahren sind. Hervorheben möchten wir folgende Punkte:

  • Elektronisch übermittelte Kontoauszüge sind aufbewahrungspflichtig, da sie originär digitale Dokumente sind. Es genügt allerdings nicht, wenn der Steuerpflichtige die elektronischen Kontoauszüge lediglich ausdruckt und anschließend die digitale Ausgangsdatei löscht.
  • Der Ausdruck eines elektronischen Kontoauszugs ist beweisrechtlich nicht den originären Papierkontoauszügen gleichgestellt, sondern stellt lediglich eine Kopie des elektronischen Kontoauszugs dar.
  • Bücher und sonst erforderliche Aufzeichnungen dürfen auch auf Datenträgern geführt werden. Die Form der Buchführung, das angewandte Verfahren und die maschinelle Weiterverarbeitung von Kontoauszugsdaten müssen aber den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und ordnungsmäßiger datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme (GoBS) entsprechen. Sofern Bücher und Aufzeichnungen auf Datenträgern geführt werden, muss der Steuerpflichtige darüber hinaus sicherstellen, dass die Daten während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können.
  • Die System- und Verfahrensdokumentation muss erkennen lassen, auf welche Weise elektronische Kontoauszüge aufbewahrt, archiviert und weiterverarbeitet werden.
  • Das Datenverarbeitungsverfahren muss sicherstellen, dass alle erfassten Datenbestände nicht nachträglich unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Bei originär digitalen Dokumenten muss sichergestellt sein, dass eine Bearbeitung während des Übertragungsvorgangs ausgeschlossen ist.
  • Sofern Kontoumsatzdaten in auswertbaren Formaten (z. B. als XLS- oder CSV-Datei) an den Kunden übermittelt werden, muss sichergestellt sein, dass die empfangenen Daten durchgängig unveränderbar sind. Eine Aufbewahrung von XLS- oder CSV-Dateien ist daher nicht ausreichend, wenn die Kontoinformationen in digitaler Form übermittelt werden, sie aber änderbar oder unterdrückbar sind.
  • Alternativ zu den dargestellten Anforderungen kann der Steuerpflichtige seine Kontoauszüge auch beim Kreditinstitut vorhalten lassen (mit jederzeitiger Zugriffsmöglichkeit während der Aufbewahrungsfrist des § 147 Abs. 3 AO).

Tipp: Die vorgenannten Aufbewahrungspflichten für Kontoauszüge gelten grds. nicht für Privatkunden. Nur Privatkunden mit einer Summe der positiven Überschusseinkünfte von mehr als € 500.000,00 pro Jahr unterliegen der Aufbewahrungspflicht des § 147a AO und haben damit die vorgenannten Aufbewahrungspflichten zu beachten.

Diesen Artikel und weitere Steuernews lesen Sie im Mandantenbrief August 2014.

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