Ablauf von Aufbewahrungsfristen

Ablauf von Aufbewahrungsfristen

Aufgrund des Jahreswechsels können die nachfolgenden Unterlagen vernichtet werden:

- Bücher, Journale, Konnten, Aufzeichnungen etc., in denen die letzte Eintragung 2001 oder früher erfolgt ist
- Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen, die 2001 oder früher aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
- Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege, Kontoauszüge, Lohn- und Gehaltsliste) aus dem Jahr 2001 oder früher 
- Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2005 oder früher empfangen bzw. abgesandt wurden
- Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahre 2005 oder früher.

Bitte beachten Sie, dass trotz des Ablaufs der Aufbewahrungsfrist die vorgenannten Unterlagen nicht vernichtet werden dürfen, wenn sie von Bedeutung sind.

- für eine begonnene steuerliche Außenprüfung,
- für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
- für ein schwebendes oder auf Grund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung der Anträge an das Finanzamt und
- bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.

Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist gilt auch für die elektronisch erstellten Daten. Während des Aufbewahrungszeitraums muss der Zugriff auf diese Daten möglich sein. Bei einem Systemwechsel der betrieblichen EDV ist darauf zu achten, dass die bisherigen Daten in das neue System übernommen oder die bisher verwendeten Programme für den Zugriff auf die alten Daten weiter vorgehalten werden.

Natürliche Personen, deren Summe der positiven Einkünfte aus Überschusseinkünften (d. h. nichtselbständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung und sonstige Einkünfte) mehr als € 500.000,00 im Kalenderjahr 2010 betragen hat, müssen ab dem Jahr 2011 die im Zusammenhang mit diesen Einkünften stehenden Aufzeichnungen und Unterlagen sechs Jahre aufbewahren. Bei Zusammenveranlagung sind die Feststellungen für jeden Ehegatten gesondert maßgebend. Die Verpflichtung entfällt erst mit Ablauf des fünften aufeinanderfolgenden Kalenderjahrs, in dem die Voraussetzungen nicht erfüllt sind.

Mieter und Hausbesitzer haben im Gegensatz zu den übrigen privaten Steuerzahlern aufgrund des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit eine spezielle Aufbewahrungspflicht. Diese Vorschrift verpflichtet auch Privatpersonen, Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen oder andere beweiskräftige Unterlagen wie Bauverträge und Abnahmeprotokolle in lesbarer Form aufzubewahren. Betroffen von dieser Pflicht sind neben herkömmlichen Bauleistungen auch z. B. Reparaturarbeiten, Arbeiten von Reinigungsfirmen oder Gärtnern, Miete von Baugeräten, Entsorgung von Baumaterial und Malerarbeiten.

Diesen Artikel und weitere Steuernews lesen Sie im Mandantenbrief Januar 2012.

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