E-Rechnung ab 2027

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung im strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931, zum Beispiel eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung ab Version 2.0.1. Ein einfaches PDF erfüllt diese Anforderungen nicht und gilt als „sonstige Rechnung“.

Wer ist betroffen?

Die neuen Regeln betreffen grundsätzlich inländische B2B-Umsätze, also Umsätze zwischen zwei Unternehmen. Dazu gehören unter anderem Leistungen nach § 13b UStG, zum Beispiel Bauleistungen, differenzbesteuerte Umsätze nach § 25a UStG und Leistungen an Vermieter.

Ausgenommen sind insbesondere steuerfreie Umsätze, B2C-Umsätze an Endverbraucher, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG und Fahrausweise.
Für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im Jahr 2026 gelten die Regelungen zur verpflichtenden Ausstellung grundsätzlich erst ab dem 1. Januar 2028.

Pflichten für Rechnungsempfänger

Mit der E-Rechnung entstehen neue Pflichten und steuerliche Risiken:

• Die bisherige „optische“ Kontrolle ist nur noch eingeschränkt möglich. Neben der inhaltlichen Prüfung gewinnt die technische Validierung der elektronischen Daten an Bedeutung.
• Formatfehler können dazu führen, dass die Rechnung lediglich als „sonstige Rechnung“ gilt. Fehler in umsatzsteuerlichen Pflichtangaben können den Vorsteuerabzug gefährden.
• Die technische Validierung sollte durch geeignete Tools erfolgen. Der Validierungsbericht sollte aufbewahrt werden und kann als Nachweis der Prüfung dienen.

Empfohlene Tools und Prozesse

• DATEV Unternehmen online und das DATEV E-Rechnungspostfach unterstützen die technische Validierung und ermöglichen die Erstellung beziehungsweise Archivierung von Validierungsberichten.
• Daneben stehen Prüftools zur Verfügung. Deren Einbindung in betriebliche Prozesse sollte vorab geprüft werden.

Typischer Ablauf der Rechnungskontrolle

• Eingang der Rechnung im vorgesehenen Postfach
• Abgleich mit Lieferschein oder Auftragsbestätigung
• Inhaltliche Prüfung
• Upload in das Buchhaltungssystem
• Technische Validierung der E-Rechnung
• Bei Fehlern: Rechnungsaussteller informieren und eine valide Rechnung anfordern
• Bei erfolgreicher Prüfung: Weiterverarbeitung, Vorsteuerabzug und Zahlung

Wichtige Hinweise

• Die Prüfung muss im Unternehmen vor der Zahlung in den vorgesehenen Rechnungsprozess eingebunden werden.
• Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Festgestellte Fehler sollten deshalb dokumentiert und erforderlichenfalls durch eine berichtigte Rechnung behoben werden.
• Bei Nichtbeachtung drohen erhebliche Mehrarbeit, Rechnungskorrekturen und finanzielle Nachteile.

Fazit

Stellen Sie sicher, dass Ihre Prozesse zur Rechnungskontrolle und Validierung rechtzeitig angepasst werden. Die E-Rechnung wird ab dem Stichtag für viele Unternehmen zur Pflicht.
Die Voraussetzungen einer ordnungsgemäßen Rechnung nach § 14 UStG werden um die technischen Anforderungen der E-Rechnung ergänzt. Sind die gesetzlichen Voraussetzungen nicht erfüllt, kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein.

Bei Fragen unterstützen wir Sie gerne bei der Einordnung und Umsetzung in Ihrem Unternehmen.