Digitale Entgeltunterlagen

Was sich ab 2027 konkret ändert

Ein Scan auf dem Netzlaufwerk oder eine PDF-Datei im E-Mail-Postfach erfüllt noch nicht automatisch alle Anforderungen. Entscheidend ist, dass die Unterlagen vollständig, lesbar, schnell auffindbar und eindeutig einer Person sowie dem richtigen Zeitraum zugeordnet sind. Im Prüfungsfall müssen sie elektronisch bereitgestellt werden können.

Eine Steuerberatungskanzlei wie ttp kann bei der Verwaltung, elektronischen Ablage und Vorbereitung einer Betriebsprüfung unterstützen. Darüber hinaus begleitet ttp Unternehmen mit fachlicher Expertise in HR-Systemen wie DATEV Personal, Personio, HRworks und rexx systems bei der Gestaltung eines maßgeschneiderten Payroll-Process-Designs.

Hinweis: Die rechtliche Verantwortung für vollständige und verfügbare Entgeltunterlagen lässt sich jedoch nicht auf die Kanzlei übertragen und bleibt beim Arbeitgeber.

Welche Unterlagen können betroffen sein?

Welche Dokumente elektronisch aufzubewahren sind, hängt vom Beschäftigungsverhältnis und vom jeweiligen sozialversicherungsrechtlichen Sachverhalt ab. Eine vollständige Auflistung enthält § 8 Absatz 2 BVV. Typische Beispiele sind:

• Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei geringfügiger Beschäftigung,
• Erklärungen zu weiteren geringfügigen oder kurzfristigen Beschäftigungen,
• Anträge und Bescheide aus Statusfeststellungsverfahren,
• Arbeits- und Aufenthaltserlaubnisse,
• Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz und dem Mindestlohngesetz sowie
• Nachweise zur Elterneigenschaft, Versicherungsfreiheit, Entsendung oder Pflegezeit.

Damit geht es nicht nur um die monatliche Lohn- oder Gehaltsabrechnung. Auch arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Nachweise können Teil der digitalen Entgeltunterlagen sein.
 

So sollte die digitale Ablage organisiert sein

Für die digitale Ablage ist keine einheitliche Ordnerstruktur vorgeschrieben. Unternehmen können die Unterlagen beispielsweise in einer digitalen Personalakte oder in einer geeigneten Lohnsoftware verwalten. Wichtig ist ein nachvollziehbarer und prüffähiger Prozess. Dazu gehören insbesondere:

• eine zentrale digitale Speicherung,
• eine eindeutige Zuordnung zu Person und Zeitraum,
• eine vollständige und lesbare Ablage,
• sprechende und nachvollziehbare Dateinamen sowie
• die schnelle elektronische Bereitstellung im Prüfungsfall.

Digitale Entgeltunterlagen und euBP sind nicht dasselbe

Die digitalen Entgeltunterlagen umfassen die begleitenden Nachweise zu einzelnen Beschäftigten. Bei der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung, kurz euBP, werden dagegen notwendige Daten aus der Entgeltabrechnung und Finanzbuchhaltung elektronisch an die Deutsche Rentenversicherung übermittelt. Arbeitgeber sollten daher sowohl die Datenübermittlung als auch die prüffähige Ablage der zugehörigen Nachweise im Blick behalten.

Von der Pflicht zum passenden Payroll-Prozess

Damit digitale Entgeltunterlagen im Arbeitsalltag zuverlässig geführt werden können, müssen Ablage, HR-System und Lohnabrechnung aufeinander abgestimmt sein. ttp unterstützt Sie dabei, bestehende Prozesse zu überprüfen und geeignete Lösungen einzubinden – von klaren Zuständigkeiten und digitalen Dokumentenflüssen bis zu passenden Schnittstellen zwischen HR, Lohnabrechnung und Steuerberatung.

Was Arbeitgeber jetzt tun sollten

1. Befreiungsstatus prüfen: Klären Sie, ob eine Befreiung vorliegt. Sie endet spätestens am 31. Dezember 2026.
2. Bestandsaufnahme durchführen: Erfassen Sie, welche Unterlagen bereits digital vorliegen und welche noch in Papierform, als E-Mail-Anhang oder in unterschiedlichen Systemen gespeichert sind.
3. Verantwortlichkeiten festlegen: Regeln Sie, wer Nachweise anfordert, digitalisiert, prüft, zuordnet und im Prüfungsfall bereitstellt.
4. Digitale Eingänge fördern: Fordern Sie Dokumente möglichst direkt digital an, um Medienbrüche und nachträgliche Scanarbeiten zu vermeiden.
5. Prüffähigkeit testen: Simulieren Sie eine Prüfung für eine ausgewählte beschäftigte Person. Lassen sich alle relevanten Dokumente schnell finden, eindeutig zuordnen und vollständig bereitstellen?

Fazit: Jetzt einen prüffähigen Prozess schaffen

Ab 2027 genügt es nicht, dass ein Dokument irgendwo digital vorhanden ist. Relevante Entgeltunterlagen müssen vollständig, lesbar, eindeutig zugeordnet und für eine Betriebsprüfung verfügbar sein. Arbeitgeber sollten die verbleibende Zeit für eine Bestandsaufnahme, klare Zuständigkeiten und einen Praxistest nutzen. Welche Unterlagen im Einzelfall erforderlich sind, hängt vom jeweiligen Beschäftigungsverhältnis und Sachverhalt ab.

ttp unterstützt Sie gern dabei, die neuen Anforderungen in einen praxistauglichen Payroll-Prozess zu überführen. Dabei betrachten wir nicht nur die technische Umsetzung, sondern auch bestehende Abläufe, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen. So entsteht eine Lösung, die langfristig zu Ihrem Unternehmen passt.