Verfahrensdokumentation – der erste gute Vorsatz 2019?

Immer mehr Anordnungen zur Betriebsprüfung werden um die Vorlage einer Verfahrensdokumentation ergänzt. Auf die Frage, ob eine solche Dokumentation vorliegt, die den Fluss der digitalen Belege im Unternehmen nachvollziehbar und vollständig dokumentiert, wird die Antwort wohl oftmals „Nein, wir müssen noch …“ lauten.

Das Thema Verfahrensdokumentation ist nicht so neu, wie es scheint. Bereits in den Neunzigerjahren war sie im BMF-Schreiben zum ordnungsmäßigen Einsatz von Datenverarbeitungssystemen enthalten. Zum damaligen Zeitpunkt lag jedoch der Fokus auf der Prüfung von Papierbelegen und nicht auf den Datenverarbeitungssystemen, die erst im Laufe der Zeit immer mehr an Bedeutung und Komplexität gewannen.

Die Verfahrensdokumentation soll sicherstellen, dass ein sachverständiger Dritter – also insbesondere der Betriebsprüfer – sich in angemessener Zeit einen Überblick über den gesamten organisatorischen und technischen Ablauf des Unternehmens machen kann, stets bezogen auf die rechnungslegungsrelevanten Prozesse. Dabei sind insbesondere die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit zu erfüllen.

Der Umfang der erforderlichen Verfahrensdokumentation richtet sich nach der Komplexität der eingesetzten Systeme und der damit in der Regel einhergehenden Unternehmensgröße. Eine Verfahrensdokumentation sollte dabei folgende Bestandteile enthalten:

  • allgemeine Beschreibung der betrieblichen Organisation und der Abläufe
  • Anwenderdokumentation (Arbeitsanweisungen, Bedienungsanleitungen usw.)
  • technische Systemdokumentation (Dokumentation der Kontrollen, Schnittstellen)
  • Betriebsdokumentation (Datensicherungen, Freigaben, Zugriffsberechtigungen)

Wer jetzt angesichts des Aufwands, der mit der Erstellung einer solchen Verfahrensdokumentation verbunden ist, in Schnappatmung verfällt, sollte erst mal tief durchatmen und auf Entdeckungsreise im eigenen Unternehmen gehen.

Oftmals existieren bereits allerhand Dokumentationen in Form von eigenen Prozessbeschreibungen der Mitarbeiter für die Urlaubsvertretung, „vergessenen“ Handbüchern oder internen Organisationsunterlagen.

Gerne berät Sie ttp zu diesem Thema im Detail. 

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