Der Privatanteil für die private Nutzung eines Betriebs- oder Firmenwagens ist grds. anhand der 1 %-Listenpreismethode vorzunehmen, sofern der Steuerpflichtige das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten nicht durch ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch nachweist. Hierfür kann auch ein elektronisches Fahrtenbuch bzw. ein Fahrtenbuchprogramm am PC genutzt werden. Da diese Hilfsmittel von der Finanzverwaltung aber weder zertifiziert noch extra zugelassen sind, ist die Anerkennung ihrer Ordnungsmäßigkeit an hohe Voraussetzungen geknüpft.
Als Faustregel gilt, dass ein elektronisches Fahrtenbuch dann anerkannt wird, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse gewinnen lassen wie aus manuell geführten Unterlagen. So muss es etwa die betriebliche Verwendung des Wagens schlüssig – mit Datum, Fahrtziel, aufgesuchtem Kunden oder Geschäftspartner bzw. konkretem betrieblichen Zweck – belegen.
Die Prüfung des elektronischen Fahrtenbuchs ist immer eine Einzelfallprüfung. Als Nutzer sollten Sie daher stets pingelig dafür sorgen, dass Ihre Daten hinreichend vollständig, richtig und überprüfbar sind. Dazu sollten Sie Ihre Eingaben immer zeitnah machen, damit der Fiskus nachträgliche Änderungen, die zwar erlaubt, als solche aber kenntlich gemacht werden müssen, ausschließen kann. Auch beim Ausdruck der EDV-Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen technisch ausgeschlossen, zumindest aber in der Datei selbst dokumentiert werden.
Tipp: Auf die elektronischen Fahrtenbücher hat die Finanzverwaltung ein Zugriffsrecht genau wie auf die EDV-Buchführung. Daher muss auch die maschinelle Auswertbarkeit der Fahrtenbuchdaten gewährleistet werden können.
Diesen Artikel und weitere Steuernews lesen Sie im Mandantenbrief August 2013.
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