Die Temperaturen steigen, man verlässt noch im Hellen das Büro, das Jackett wird gegen das Poloshirt getauscht: Zeit für ein Sommerfest! Damit dieses auch steuerlich ein Grund zum Feiern bleibt, müssen ein paar Spielregeln beachtet werden.
Nach Definition sind Betriebsveranstaltungen betrieblich veranlasste Veranstaltungen mit gesellschaftlichem Charakter, bei denen die Teilnahme allen Betriebsangehörigen offensteht. Die Finanzverwaltung gewährt für diese Veranstaltungen einen Freibetrag von € 110,00 pro Arbeitnehmer. Erst wenn dieser überschritten wird, fallen Lohnsteuern und Sozialversicherungsbeiträge an.
Auch an die Ehefrau, die sich sonst womöglich zu Hause langweilt und den lieben Göttergatten dabei nicht im Blick behalten kann, hat die Finanzverwaltung gedacht: Angehörige der Mitarbeiter dürfen zur Betriebsfeier mitgenommen werden. Die Kosten für die Begleitperson werden dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet. Der Freibetrag verbleibt jedoch weiterhin bei € 110,00.
Um den steuerfreien Anteil zu ermitteln, wird die Gesamtsumme der Kosten des Festes (inkl. Umsatzsteuer) durch die Anzahl der Mitarbeiter, die an der Veranstaltung teilgenommen haben, geteilt. Der hieraus pro Person ermittelte Betrag bleibt bis zu € 110,00 steuerfrei, der den Freibetrag überschreitende Anteil ist dagegen lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Zu den üblichen Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung gehören die Kosten für Essen und Getränke, Übernachtungs- und Fahrtkosten, Eintrittskarten, Musik etc.
Wird der Freibetrag nicht überschritten, kann der Arbeitgeber den Vorsteuerabzug vornehmen. Die Besteuerung einer unentgeltlichen Wertabgabe ist nicht vorzunehmen. Überschreiten die Kosten jedoch den Freibetrag, scheidet ein Vorsteuerabzug vollständig aus. Der Freibetrag kann bei zwei Veranstaltungen im Jahr ausgenutzt werden. Er gilt für jede Veranstaltung einzeln, d. h., der nicht ausgeschöpfte Betrag des Sommerfestes kann bspw. nicht für die Weihnachtsfeier vorgetragen werden.