Es wurde lange diskutiert und nachgebessert. Im November letzten Jahres hat das Bundesfinanzministerium (endlich) das Schreiben zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht. Im Folgenden wird ein Überblick über die 37 Seiten umfassende Verwaltungsanweisung gegeben.
Anwendungszeitpunkt und Inhalt
Die GoBD gelten für Veranlagungszeiträume, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen. Sie lösen die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ vom 07. November 1995 und die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ vom 16. Juli 2001 ab.
Die neuen GoBD sind sehr umfangreich. Es geht u. a. um die zeitgerechte Erfassung von Geschäftsvorfällen, Unveränderbarkeit der Buchungen und Daten, Aufbewahrung von (digitalen) Unterlagen sowie die Verfahrensdokumentation digitaler Abläufe.
Wer ist betroffen?
Wesentliche Teile der GoBD gelten nicht nur für buchführungspflichtige Unternehmer. Auch Einnahme-Überschussrechner müssen Aufzeichnungen und Unterlagen nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahren. Ferner können sich Aufbewahrungspflichten auch aus anderen Rechtsnormen (z. B. § 14b UStG) ergeben.
Zeitgerechte Aufzeichnungen
Die GoBD enthalten wichtige Ausführungen zur zeitgerechten Aufzeichnung (z. B. sollen Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festgehalten werden). Das DStV-Verbändeforum EDV hat weitere Vorgaben wie folgt zusammengeführt:
Bei unbaren Geschäftsvorfällen sind Belege innerhalb von zehn Tagen nach Eingang oder Entstehung beim Steuerpflichtigen gegen Verlust zu sichern. Dies kann durch geordnete Ablage, durch zeitgerechte unveränderliche Erfassung in Grund(buch)aufzeichnungen oder durch Scannen erfolgen. Werden Eingangsrechnungen nicht innerhalb von acht Tagen bzw. innerhalb ihrer gewöhnlichen Durchlaufzeit beglichen, sind sie kontokorrentmäßig zu erfassen.
Erfolgt die Erfassung der Geschäftsvorfälle in den Büchern bzw. in den Aufzeichnungen der Nichtbuchführungspflichtigen nicht laufend, sondern periodenweise (z. B. monatliche Auftragsbuchhaltung), müssen vorher Sicherungsmaßnahmen (siehe oben) ergriffen werden und die Erfassung muss innerhalb des folgenden Monats erfolgen.
Tipp: Das Überschreiten der Monatsfrist kann zur Verwerfung der Buchführung führen, wenn vorher keine ausreichenden Maßnahmen zur Belegsicherung getroffen werden. Da in der Praxis vor allem die Monatsfrist nicht immer gewährleistet ist, sollten die Beleg- und Datensicherungsmaßnahmen in einer Verfahrensdokumentation festgehalten und ihre Einhaltung kontrolliert werden.
Daten in elektronischer Form
Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen nicht ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format).
Die elektronischen Bearbeitungsvorgänge sind zu protokollieren und mit dem elektronischen Dokument zu speichern, damit die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit des Originalzustands und seiner Ergänzungen gewährleistet ist.
Verfahrensdokumentation
Es muss für jedes Datenverarbeitungssystem (DV-System) eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.
Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.
Status quo und Ausblick
Derzeit beschränkt sich der Datenzugriff der Betriebsprüfer häufig auf den maschinellen Datenträger, der die Buchführungsdaten enthält. Zukünftig wird sich der Fokus voraussichtlich (auch) auf die vorgelagerten Systeme (z. B. Zeiterfassung und Kassensysteme) richten. Es gilt also auch hier, „finanzamtssicher“ zu sein.
Tipp: Ein Nichtbeachten der neuen GoBD kann bei Betriebsprüfungen zu erheblichen Problemen führen. Im Extremfall ist eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen möglich.
Diesen Artikel und weitere Steuernews lesen Sie im Mandantenbrief Mai 2015.
Als Als PDF ansehen. ansehen.