Nachweispflichten bei steuerfreien_innergemeinschaftlichen Lieferungen

Führen Sie Lieferungen an einen Unternehmer mit Sitz in einem anderen EU-Land aus (grenzüber-schreitende Lieferungen innerhalb der EU), unterliegen diese nicht der Umsatzbesteuerung, sofern kumulativ folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Der gelieferte Gegenstand wird durch Sie oder den Erwerber in einen anderen EU- Mitgliedstaat befördert oder versendet,
  • der Erwerber muss ein Unternehmer sein, der den Gegenstand für sein Unternehmen erwirbt (oder eine juristische Person oder bei der Lieferung neuer Fahrzeuge auch jeder andere Erwerber) und
  • der Erwerb des Gegenstands unterliegt in einem anderen EU-Mitgliedstaat der Umsatzbesteuerung.

 

 

Den Nachweis dafür, dass die vorgenannten Voraussetzungen erfüllt sind, müssen Sie als leistender Unternehmer erbringen. Dieser Nachweis muss sich eindeutig und leicht nachprüfbar aus Ihrer Buchhaltung ergeben. Neben einer Rechnung, in der Sie unter Angabe der eigenen USt-ID-Nummer und der USt-ID-Nummer des Abnehmers ausdrücklich auf eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung hinweisen, sind weitere Aufzeichnungen zu führen und Belege zu den Büchern zu nehmen.

Wird die Ware von Ihnen an den Abnehmer versandt oder befördert, sind für den Nachweis folgende Belege zu den Büchern zu nehmen:

Aufbewahrung eines Doppels der Ausgangsrechnung

 

  • Im Fall der Beförderung durch den leistenden Unternehmer: Ausfuhrbeleg, aus dem der vereinbarte Bestimmungsort im anderen EU-Mitgliedstaat hervorgeht sowie Empfangsbestätigung des Erwerbers
  • Im Fall der Versendung durch einen selbständigen Dritten: Versendungsbeleg (z. B. Frachtbrief oder sog. weiße Spediteursbescheinigung)

 

Darüber hinaus müssen sich aus Ihren Unterlagen insbesondere folgende Angaben ergeben:

 

  • Im Zeitpunkt der Lieferung gültige USt-ID-Nummer des Abnehmers (die Finanzverwaltung empfiehlt bei Neukunden eine qualifizierte Abfrage zeitnah vor der Lieferung, bei Stammkunden eine qualifizierte Abfrage in regelmäßigen Abständen, z. B. monatlich)
  • Name und Anschrift des Abnehmers
  • Gewerbezweig oder Beruf des Abnehmers
  • handelsübliche Bezeichnung sowie Menge des gelieferten Gegenstands
  • Tag der Lieferung
  • Vereinbartes Entgelt
  • Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet

 

Sofern der Erwerber oder eine von ihm beauftragte Person die Ware bei Ihnen abholt, besteht das Problem, dass Sie idR. keinen Einfluss darauf haben, dass die gelieferte Ware tatsächlich in das vereinbarte Bestimmungsland gelangt bzw. das Inland verlässt. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, dass Sie sich im Abholfall von dem Erwerber oder der von ihm beauftragten Person zusätzlich eine schriftliche Versicherung in deutscher Sprache einholen, dass dieser die gelieferte Ware zum vereinbarten Bestimmungsort im anderen EU-Mitgliedstaat befördert. Diese Versicherung muss den Namen und die Anschrift des Erwerbers sowie das Datum und dessen Unterschrift bzw. die Unterschrift der beauftragten Person enthalten. Die Unterschrift muss eine Identifikation der abholenden Person anhand einer Passkopie, die Sie ebenfalls zu Ihren Unterlagen nehmen sollten, ermöglichen. Auch die Überprüfung der abholenden Person hinsichtlich ihrer Legitimation zur Entgegennahme der gelieferten Ware sollte im Abholfall mit ganz besonderer Sorgfalt durchgeführt werden.

Tipp: Um die Umsatzsteuerbefreiung nicht zu gefährden, müssen die Buch- und Belegnachweise so abgelegt bzw. dokumentiert werden, dass einem fachkundigen Dritten eine leichte und umgehende Nachprüfung möglich ist. Dies erfordert, dass die Aufzeichnungen für den Buchnachweis grds. laufend und unmittelbar nach Ausführung des jeweiligen Umsatzes vorgenommen werden.

Werden Sie von dem Erwerber über das Vorliegen der Voraussetzungen der steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung getäuscht, kann unter bestimmten Voraussetzungen Vertrauensschutz gewährt werden, so dass Sie nicht nachträglich die Umsatzsteuer und entsprechende Nachzahlungszinsen zahlen müssen. Bitte beachten Sie, dass dieser Vertrauensschutz jedoch nur dann gewährt wird, wenn Sie die buch- und belegmäßigen Nachweise vollständig erbracht haben und die Unrichtigkeit der Angaben des Erwerbers auch bei Zugrundelegung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen konnten. An diese Sorgfaltspflichten des Unternehmers stellt die Finanzverwaltung jedoch sehr hohe Ansprüche, an denen die Gewährung des Vertrauensschutzes häufig scheitert.

Diesen Artikel und weitere Steuernews lesen Sie im Mandantenbrief Juni 2011. 
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