Werden Aufzeichnungen für Fahrten mit einem betrieblichen Kraftfahrzeug monatlich auf losen Blättern geführt, stellt dies kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss in gebundener oder in sich geschlossener Form zeitnah geführt werden. Das gilt für den gesamten Zeitraum der Ermittlung innerhalb eines Kalenderjahres.
Der BFH hatte über folgenden Sachverhalt zu entscheiden: Ein Handelsvertreter erzielte Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb. Zu seinem Betriebsvermögen gehörte ein Pkw, für den er keine Nutzungsentnahme erklärte. Über die Pkw-Nutzung füllte er jeweils für einen Monat einen als "Reisekosten-Nachweis" bezeichneten Vordruck aus. Die für die einzelnen Monate erstellten Blätter waren nicht miteinander verbunden. Nach den Ermittlungen des Betriebsprüfers ergab sich folgendes Bild: Der Handelsvertreter hatte die jeweilige Tagesfahrleistung in einem Kalender notiert und zu einem späteren Zeitpunkt dann in seinem heimischen Arbeitszimmer den "Reisekosten-Nachweis" ausgefüllt.
Darin hatte er rechnerisch die jeweiligen Kilometerstände nach den Aufzeichnungen über die Tagesfahrleistungen ermittelt. Die Eintragungen zu den aufgesuchten Geschäftspartnern beruhten hingegen auf den Aufzeichnungen zu den geplanten Wochentouren.
Im Anschluss an eine Außenprüfung erhöhte das Finanzamt nach der 1 %-Regelung den Gewinn um eine Nutzungsentnahme. Das Fahrtenbuch sei nicht ordnungsgemäß, da es nicht buchförmig gebunden sei. Zudem sei es auch nicht zeitnah geführt worden. Dies hätte vorausgesetzt, dass der jeweils erreichte Gesamtkilometerstand unmittelbar nach Abschluss der einzelnen Fahrt aufgezeichnet worden wäre.
Laut ständiger höchstrichterlicher Rechtsprechung setzt die Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuchs voraus, dass es in einer gebundenen oder in sich geschlossenen Form geführt wird. Nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen müssen ausgeschlossen oder zumindest deutlich als solche erkennbar sein. Dementsprechend hat der BFH mit seiner Entscheidung vom 10. Juni 2013 den Fahrtenbuch-Charakter nicht nur bei einem Notizzettel, sondern auch bei derartigen Monatsaufzeichnungen verneint.
Tipp: Da der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs gesetzlich nicht näher bestimmt ist, hat der BFH in seiner umfangreichen Rechtsprechung die Voraussetzungen für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch präzisiert. Vor dem Hintergrund des Wortlauts und des Sinn und Zwecks der Regelung (Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung) muss das Fahrtenbuch eine hinreichende Gewähr für seine Vollständigkeit und Richtigkeit bieten, mit vertretbarem Aufwand auf seine materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein und zur vollständigen Wiedergabe einer Fahrt grundsätzlich die Angabe des Ausgangs- und Endpunktes enthalten.
Diesen Artikel und weitere Steuernews lesen Sie im Mandantenbrief Januar 2014.
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