Die Privatnutzung für einen Pkw kann nach der Ein-Prozent-Regel oder der Fahrtenbuchmethode ermittelt werden. Welche Methode steuerlich günstiger ist, kann nicht pauschal beantwortet werden. Ein Fahrtenbuch bietet aber oft Vorteile, wenn
- eine überwiegend betriebliche Nutzung des Pkw erfolgt (= geringe Privatnutzung) und
- ein Pkw mit einem hohen Bruttolistenpreis gefahren wird.
An ein Fahrtenbuch werden hohe Anforderungen gestellt. In der Praxis zeigt sich, dass die meisten Ansatzpunkte für Kritik am Fahrtenbuch bei nicht zeitnahen Aufzeichnungen der Fahrten, bei unschlüssigen Angaben und bei elektronischen Aufzeichnungen gegeben sind. Beanstandungen sind häufig:
- Im Fahrtenbuch ist ein anderer Kilometerstand als auf einer Werkstatt- oder TÜV-Rechnung vom selben Tag vorhanden.
- Bei mehrtägigen Reparaturen lt. Reparaturrechnung erfolgen weiterhin fortlaufende Eintragungen im Fahrtenbuch.
- Die Tankbelege passen im zeitlichen und mengenmäßigen Bezug nicht zu den Kilometerangaben (z. B. laut Fahrtenbuch 2.000 km gefahren, ohne zu tanken).
- Die Eintragungen werden über einen längeren Zeitraum mit gleichem Schriftbild und Stift getätigt („zeitnahe Eintragung“).
Der Bundesfinanzhof hat am 15. Dezember 2022 entschieden, dass eine Schätzung von belegmäßig nicht nachgewiesenen Aufwendungen (im Streitfall: Treibstoffkosten) die Anwendung der Fahrtenbuchmethode für die Bemessung des geldwerten Vorteils aus der Überlassung eines betrieblichen Kfz ausschließt.
Der Entscheidung lag folgender Sachverhalt zugrunde:
Eine GmbH überließ zwei Angestellten (A und B) jeweils ein betriebliches Fahrzeug auch zur Nutzung zu privaten Fahrten und dem Angestellten A zusätzlich zu Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Beide Arbeitnehmer führten ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Die Fahrzeuge wurden an einer betriebseigenen Tankstelle betankt, die weder über eine Anzeige der Abgabemenge noch des Abgabepreises verfügte.
Bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung stellte das Finanzamt fest, dass die GmbH die Treibstoffkosten bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils nach Durchschnittswerten bzw. per Schätzung bemessen hatte. Zwar legte die GmbH die Einkaufsrechnungen für den insgesamt im Streitzeitraum bezogenen Treibstoff vor; die anteiligen Treibstoffkosten je Pkw hatte sie aber nur anhand des vom Fahrzeughersteller angegebenen Durchschnittsverbrauchs sowie des durchschnittlichen Liter-Kraftstoffpreises ermittelt und damit nicht durch Belege nachgewiesen. Daraufhin ermittelte das Finanzamt den geldwerten Vorteil nach Maßgabe der pauschalen Ein-Prozent-Regel.
Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass die Fahrtenbuchmethode nicht schon dann anzuwenden ist, wenn ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vorgelegt wird, welches das Verhältnis der privaten Fahrten und der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zu den übrigen Fahrten nachweist. Denn § 8 Abs. 2 S. 4 EStG setzt weiter voraus, dass die durch das Kraftfahrzeug insgesamt entstehenden Aufwendungen durch Belege nachgewiesen werden.
Eine Schätzung von belegmäßig nicht erfassten Kosten der überlassenen Fahrzeuge schließt die Anwendung der Fahrtenbuchmethode folglich aus. Dies gilt selbst dann, wenn aufgrund der gewählten Schätzungsgrundlagen oder eines „Sicherheitszuschlags“ bei der Bemessung des Nutzungsvorteils nach der Fahrtenbuchmethode vermeintlich höhere Gesamtkosten angesetzt werden, als tatsächlich entstanden sind.
Diesen Artikel und weitere Steuernews lesen Sie in dem Mandantenbrief Mai 2023.
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