Frühjahrsputz – weg mit dem Papierkram?

Wer kennt nicht das gute Gefühl nach dem Ausmisten, wenn der Schreibtisch endlich wieder freigeräumt ist? Dabei tauchen vergessene oder verloren geglaubte Schätze wieder auf, während die Uralt-Ordner aus dem Sichtfeld verschwinden. Doch nicht alles darf gleich in die Mülltonne wandern. Wir informieren über die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen und Privatpersonen.

Grundsätzlich gilt, dass Geschäftsbücher, Bilanzen und Belege, Organisationsunterlagen usw. über 10 Jahre und empfangene bzw. versandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie besteuerungsrelevante Unterlagen über 6 Jahre aufzubewahren sind. Die Aufbewahrungsfrist beginnt in der Regel mit dem Ende des Kalenderjahres. Ausnahmen bilden dabei jedoch bspw. Verträge, deren Beginn der Aufbewahrungsfrist erst bei Vertragsende startet.

Und wie immer hält das Gesetz auch einige Überraschungen parat: 10 Jahre bedeuten nicht immer auch tatsächlich 10 Jahre. Aufbewahrungsfristen können in einigen Fällen auch über die 10 Jahre hinausgehen. Solche Ausnahmen finden sich bspw. bei Betriebsprüfungen. Eine Betriebsprüfung, die in 2019 stattfindet und das Geschäftsjahr 2016 umfasst, verlängert dessen Aufbewahrungsfrist, sodass die 10-jährige Frist erst nach Ablauf der Betriebsprüfung beginnt und entsprechend erst im Jahr 2029 endet.

Auch für Privatpersonen gelten Aufbewahrungsfristen. Diese betreffen Rechnungen, Zahlungen oder sonstige Unterlagen, die im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück stehen.
Werden Unterlagen zur Vereinfachung in digitaler Form aufbewahrt, so muss dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen und deren Verfügbarkeit über die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.

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