Elektronisches Fahrtenbuch

Es gibt wohl kaum jemanden, der beim Wort „Fahrtenbuch“ nicht genervt aufstöhnt. Die Finanzverwaltung hat ihre Ansprüche an ein Fahrtenbuch hoch gehängt und macht damit das Führen eines solchen zu einer eher lästigen Arbeit. Abhilfe sollen das elektronische Fahrtenbuch oder die Fahrtenbuch-Apps bringen. Was steckt dahinter?

Wird ein Firmenwagen auch privat genutzt, ist der private Nutzungsanteil aus den Fahrten herauszurechnen und zu versteuern. Für die Ermittlung des privaten Anteils existieren zwei Wege: die 1-Prozent-Regelung und das Fahrtenbuch. Bei der 1-Prozent-Regelung wird pauschal 1 Prozent des Bruttolistenpreises bei Erstzulassung als Privatanteil definiert. Der geldwerte Vorteil erhöht sich zudem für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte um 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises pro Kilometer.

Das Führen eines Fahrtenbuchs ist dagegen zwar aufwendiger, bildet aber die tatsächlichen Kosten ab und lohnt sich vor allem dann, wenn der private Nutzungsanteil deutlich unter dem betrieblichen liegt. Die Finanzverwaltung stellt an das Fahrtenbuch jedoch hohe Ansprüche. Die Aufzeichnungen müssen vollständig und lückenlos sein, Eintragungen zeitnah vorgenommen und Korrekturen nachvollziehbar dokumentiert werden. Klingt im ersten Moment gar nicht so schlimm, oder? Der Teufel steckt wie immer im Detail. Bei allen dienstlichen Fahrten sind das Datum und der Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt, Reiseziel und Fahrtroute, Reisezweck und besuchte Geschäftspartner zu vermerken. Bieten elektronische Fahrtenbücher hier Erleichterungen?

Eines vorweg: Für die elektronischen Fahrtenbücher gelten die gleichen Spielregeln. Es müssen sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus den manuell geführten Fahrtenbüchern ergeben. Vor allem müssen nachträgliche Änderungen der Aufzeichnungen technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden. Großzügiger als beim handschriftlichen Fahrtenbuch zeigt sich die Finanzverwaltung bei der Erfassung des Anlasses der Fahrt. Während beim manuellen Fahrtenbuch der Anlass sofort zu vermerken ist, werden für die nachträgliche elektronische Ergänzung bis zu sieben Kalendertage eingeräumt.

Neben dem elektronischen Fahrtenbuch versprechen auch zahlreiche Fahrtenbuch-Apps finanzamtskonforme Aufzeichnungen. Bei diesen werden die Start- und Zieladressen mithilfe von Onlinekarten ermittelt und über GPS die Berechnung der gefahrenen Kilometer vorgenommen. Jedoch unterliefen den Apps in zahlreichen Onlinetests bislang immer wieder Fehler.

Fazit: Egal ob manuell, elektronisch oder als App – die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs trägt allein der Nutzer.

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