E-Mails richtig archivieren

Zu der täglichen, fast schon zur Normalität gewordenen E-Mail-Flut gesellen sich mittlerweile immer mehr Rechnungen, die per E-Mail versandt werden. Die Vorteile der elektronischen Rechnung liegen auf der Hand – einfache Handhabung, Zeit- und Kostenersparnis. Was grundsätzlich so einfach und praktikabel erscheint, kann aber auch einige Tücken bergen. Was bei der Archivierung zu beachten ist, erfahren Sie hier – kurz und knackig.

Insbesondere im Steuerrecht sind zahlreiche Vorschriften zur E-Mail-Archivierung verankert. Davon betroffen sind u.a. empfangene Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und sonstige für die Besteuerung relevante Unterlagen. Wann allerdings Unterlagen als steuerlich relevant gelten, ist nicht explizit definiert. Daher sollte im Zweifelsfall lieber mehr aufbewahrt werden als zu wenig.

Bei der Archivierung ist zwingend auf Vollständigkeit, Sicherheit vor Manipulationen, laufende Verfügbarkeit sowie maschinelle Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist zu achten. Elektronische Unterlagen müssen auch elektronisch aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung des Ausdrucks allein genügt nicht. Soweit die E-Mail als reines „Transportmittel“ für die angehängte Rechnung dient und sonst keine weiteren steuerlich relevanten Informationen enthält, gelten für die reine E-Mail keine so strengen Anforderungen. In erster Linie ist sicherzustellen, dass die Rechnung im Originalformat gesondert aufbewahrt wird.

Die Dauer der Aufbewahrung entspricht der für Unterlagen in Papierform. Daher sind auch elektronische Buchungsbelege über zehn Jahre, empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe über sechs Jahre aufzubewahren. In diesem Zeitraum ist zudem die entsprechende Hard- und Software bereitzuhalten, um die Dateien jederzeit lesbar und zugänglich zu machen.

Wer diese Problematik durch automatische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails lösen möchte, sollte darauf achten, seinen Mitarbeitern ausdrücklich die private Nutzung über die betriebliche E-Mail-Adresse zu untersagen, um Probleme mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder dem Telekommunikationsgesetz zu vermeiden.

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