Die Rechnung, bitte!

Rechnungen sind aus dem Alltag eines Unternehmens nicht wegzudenken: Sie müssen geschrieben, versandt, gebucht, gezahlt und archiviert werden. Und als wenn das nicht schon genug Arbeit wäre, reitet auch noch der Berater ständig hartnäckig auf dem Thema herum. Vielleicht ja nicht ganz grundlos?

Keine Rechnung, kein Geld. Klingt logisch. Je länger der Unternehmer mit der Rechnungsstellung wartet, desto weiter verzögert sich auch der Geldeingang nach hinten. Das kann eventuell zu unerwünschten Liquiditätsengpässen führen, die mit anderen Mitteln ausgeglichen werden müssten. Es ist daher zu empfehlen, entsprechende Prozesse zur rechtzeitigen Rechnungsstellung im Unternehmen zu etablieren.

Rechnung – aber richtig
Erhält der Kunde eine nicht ordnungsgemäße Rechnung, darf die Vorsteuer nicht abgezogen werden. Solche Fehler werden in der Regel erst (Jahre) später im Rahmen einer Betriebsprüfung festgestellt. Dann ist die zu Unrecht gezogene Vorsteuer inkl. Zinsen zurückzuzahlen. Der Ärger mit dem Kunden ist somit vorprogrammiert. Eine ordnungsgemäße Rechnung muss dabei mindestens die folgenden Angaben enthalten:

1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
2. USt-Identifikationsnummer oder Steuernummer des leistenden Unternehmens
3. Ausstellungsdatum
4. fortlaufende Rechnungsnummer
5. Art und Umfang der berechneten Leistung
6. Zeitpunkt der Leistungsausführung
7. Nettoentgelt
8. Bruttoentgelt
9. Höhe des Umsatzsteuersatzes
10. Umsatzsteuer
11. bei geleisteten Anzahlungen der Zeitpunkt der Zahlung
12. im Voraus vereinbarte Rabatte oder Skonti

Ausnahmen hiervon bilden die sog. Kleinbetragsrechnungen von bis zu € 250,00. Diese Rechnungen haben geringere Anforderungen für den Vorsteuerabzug und müssen nicht alle o. a. Pflichtangaben enthalten.

Sind es jetzt 7 oder 19 %?

Das ist abhängig von der Art der Lieferung und Leistung. Einige Lieferungen und Leistungen, wie Lebensmittel, Bücher oder Hotelübernachtungen, unterliegen dem ermäßigten Steuersatz. Wobei es uns die Finanzverwaltung dann doch nicht ganz so einfach macht. Denn werden Speisen mitgenommen, gelten die 7 %, werden sie hingegen im Lokal verzehrt, gilt ein Steuersatz von 19 %. Ein Fehler bei der Rechnung ist da schnell passiert.
Zwar können Rechnungen korrigiert werden, jedoch kommt es dadurch unweigerlich zu unnötigen Zahlungsverzögerungen, Mehraufwand beim Unternehmer sowie natürlich Verärgerung beim Kunden.

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