Ding, dong, Ihr Betriebsprüfer ist da!

Kaum ein Satz macht einem Unternehmer mehr Angst als dieser. Mit unseren Empfehlungen zur Vorbereitung auf eine steuerliche Außenprüfung und zum Verhalten während dieser sehen Sie der nächsten Prüfung sehr viel entspannter entgegen.

Vorbereitung auf die Außenprüfung
Die Außenprüfung wird durch eine Prüfungsanordnung angekündigt, ohne deren vorherigen Eingang die Prüfung nicht beginnen darf (Ausnahme: USt.-Nachschau). Diese gibt Auskunft über Prüfungstermin, -ort und -umfang. Die Prüfungsanordnung kann durch Einspruch angefochten werden. Zusätzlich sollte jedoch auch die Aussetzung der Vollziehung beantragt werden, da der Einspruch das Finanzamt nicht daran hindert, die Prüfungsanordnung zu vollziehen.

Ist eine Prüfungsanordnung (schriftlich oder elektronisch) bekannt gegeben worden, ist eine strafbefreiende Selbstanzeige ausgeschlossen. Bei bspw. nur telefonischer Ankündigung einer Außenprüfung sollte erwogen werden, eventuell unrichtige Steuererklärungen noch zu korrigieren.

Können wichtige Gründe vorgetragen werden, können der Beginn und der Ort der Außenprüfung hinausgeschoben werden. Dazu gehören Krankheit und Urlaub, Beraterwechsel, Baumaßnahmen sowie Saisongeschäft.

Für die Prüfung ist anzuraten, feste Ansprechpersonen zu bestimmen, die für Auskünfte gegenüber dem Prüfer zuständig sind. Diese sollten alle Fragen und Antworten dokumentieren und den Unternehmer laufend auf dem gleichen Wissensstand halten wie den Prüfer. Die übrigen Mitarbeiter werden angewiesen, wie sie sich gegenüber dem Prüfer verhalten sollen und bei Fragen auf die Ansprechpersonen zu verweisen.

Verhaltensempfehlungen während der Außenprüfung
Es sollte versucht werden, von Anfang an ein Prüfungsklima aufzubauen, das für beide Seiten ein angenehmes Arbeiten ermöglicht. Mit Smalltalk kann man zwar schnell das Eis brechen, jedoch ist Vorsicht geboten, wenn der Prüfer auf den ersten Blick belanglose Themen anspricht, da sich hierin bereits erste Prüfungsmaßnahmen verbergen können.

Der Umgang mit dem Prüfer sollte höflich, aber bestimmt und distanziert sein. Sofern das Unternehmen keine Bedenken gegen die Rechtmäßigkeit von bestimmten Anforderungen hat, sollten unnötige Verzögerungen bei der Bereitstellung von Unterlagen vermieden werden.

Den Unternehmer treffen bei der Außenprüfung sog. Mitwirkungspflichten. Das heißt beispielsweise, dass Auskünfte erteilt, Aufzeichnungen und Bücher vorgelegt und Erläuterungen zum Verständnis bestimmter Sachverhalte gegeben werden müssen. Der Unternehmer hat wiederum das Recht, während der Prüfung laufend über die festgestellten Sachverhalte informiert zu werden.

Und weil es mit dem Betriebsprüfer so schön war, sollte man ihn doch gleich wieder einladen. Nämlich zur Schlussbesprechung. Wenn sich durch die Prüfung Besteuerungsgrundlagen ändern, sollte die Schlussbesprechung dafür genutzt werden, einzelne Feststellungen zu erörtern und zu diskutieren.

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