Der Aufbewahrungspflicht und dem Datenzugriff unterliegen grundsätzlich alle Unterlagen und Daten, die zum Verständnis und zur Überprüfung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sind. Nicht dazu gehören dagegen Unterlagen und Daten, die beispielsweise private, nicht aufzeichnungspflichtige Vorgänge betreffen. Dies gilt auch für Unterlagen und Daten, die „freiwilligen“, also über die gesetzliche Pflicht hinausreichenden Aufzeichnungen zuzuordnen sind. Soweit sich für sie eine Aufbewahrungspflicht nicht aus anderen Gesetzen ergibt, können sie vom Steuerpflichtigen folglich vernichtet oder gelöscht werden.
Demgegenüber unterliegen der Aufbewahrungspflicht auch Unterlagen, die Aussagen über Vorgänge zum Gewinn und seiner Ermittlung enthalten. Dies gilt jedenfalls bei solchen Steuerpflichtigen, die ihren Gewinn mittels Bestandsvergleich ermitteln. Schließlich transformiert § 140 der Abgabenordnung branchenspezifische Aufzeichnungen zu steuerlichen Pflichten – und derartige branchenspezifische Aufzeichnungspflichten enthält z. B. § 18 des Fahrlehrergesetzes, so das Finanzgericht Rheinland-Pfalz (Urteil vom 01. April 2014).
Im Streitfall wurden weder die Ausbildungs- noch die Tagesnachweise nach dem Fahrlehrergesetz vorgelegt. Diesen kam aber besondere Bedeutung zu. Auf Grundlage der vorhandenen Rechnungen war nämlich nicht im Einzelnen erkennbar, ob sämtliche geleisteten Fahrstunden den Fahrschülern tatsächlich in Rechnung gestellt wurden und ob alle Zahlungen in der Gewinnermittlung enthalten waren. Hierzu hätte es der Vorlage der Ausbildungs- und Tagesnachweise bedurft. Nur anhand dieser von den Fahrschülern gegengezeichneten Unterlagen hätte sich die Vollständigkeit der Einnahmen überprüfen lassen.
Infolgedessen wertete das Finanzgericht die Buchführung als formell nicht ordnungsgemäß. Die negative Folge: Das Finanzamt darf die Besteuerungsgrundlagen schätzen.
Diesen Artikel und weitere Steuernews lesen Sie im Mandantenbrief November 2014.