Welche beurkundungspflichtigen Vorgänge jetzt online möglich sind

Wer in Deutschland eine GmbH gründen wollte, musste dafür lange Zeit zwingend persönlich bei einem Notar erscheinen. Seit dem 01.08.2022 ist dies nicht mehr in jedem Fall unabdingbar vorgeschrieben: Gründer können ihr Vorhaben alternativ auch online umsetzen. Gleiches gilt seitdem für die Anmeldung zum Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister, die Bestellung eines Geschäftsführers oder die Änderung der Geschäftsadresse. Ein Jahr später, zum 01.08.2023, wurden die notariellen Online-Verfahren nun noch einmal erweitert.

So ist jetzt zusätzlich die Gründung einer GmbH unter Einbringung einer Sacheinlage digital möglich. Zudem können beurkundungspflichtige Vorgänge wie einstimmige Gesellschafterbeschlüsse zur Änderung des Gesellschaftsvertrags oder zur Erhöhung bzw. Herabsetzung des Stammkapitals inklusive der notwendigen Übernahmeerklärungen der Gesellschafter online vollzogen werden. Obendrein können Vereinsregisteranmeldungen digital stattfinden.

Gründen und mehr leicht gemacht – per App

Digitale Beurkundungen erfolgen in einer Videokonferenz mit dem Notar. Benötigt werden dafür ein Smartphone mit der Notar-App, Laptop oder Tablet sowie ein gültiges Ausweisdokument. Die Unterzeichnung erfolgt per qualifizierter elektronischer Signatur, wofür der Gründer eine SMS-Tan erhält, mithilfe derer er seine Unterschrift bestätigen kann.

Höchste Standards bei Sicherheit und Datenschutz

Da das zugelassene Videokommunikationssystem von der Bundesnotarkammer betrieben wird, erfüllt dieses höchste Anforderungen an den Schutz und die Sicherheit sensibler Daten und kommt damit in punkto Vertraulichkeit einem Vor-Ort-Termin beim Notar gleich. Auch das Vortäuschen einer falschen Identität wird durch ein zweistufiges Identifizierungsverfahren verhindert. Zum einen scannt die Notar-App die Daten auf dem Chip des Personalausweises und führt eine Überprüfung auf technische Manipulation durch, zum anderen wird das Lichtbild ausgelesen und vom Notar abgeglichen. Darin besteht somit ein klarer Unterschied zum einfachen Video-Ident-Verfahren, bei dem lediglich das Ausweisdokument in die Kamera gehalten wird.
In diesem Zusammenhang ist es wissenswert, dass notarielle Online-Verfahren im Ausland diesen Standards nicht entsprechen. Oftmals stehen private Anbieter dahinter. Aus diesem Grund werden dort erstellte Urkunden in Deutschland nicht anerkannt und ist bei solchen Angeboten durchaus Vorsicht angebracht.

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Mann sitzt mit Klemmbrett auf den Stufen.

GmbH, ja oder nein? – Das sollten Gründer berücksichtigen

Für das Gründen einer GmbH sprechen, gerade im Bereich des unternehmerischen Mittelstands, viele Argumente. Dennoch gibt es auch bei dieser Rechtsform einiges zu beachten, z. B. bei der Finanzierung. Zudem bringt sie ein erhöhtes Maß an bürokratischem Aufwand mit sich. Eine gute Beratung ist hier das A und O. Nachfolgend ein kleiner Überblick über Vorteile und Herausforderungen, der Ihnen den Einstieg in das Thema erleichtern soll, falls Sie mit dem Gedanken der GmbH-Gründung spielen.

Keine persönliche Haftung, teils steuerliche Vorteile und hohes Ansehen

Die Vorteile: Eine GmbH kann jeden gesetzlichen Zweck erfüllen, egal ob man Künstler, Kioskbetreiber oder Handwerker ist, und kann auch schon durch eine einzelne Person gegründet werden. Es besteht keine persönliche Haftung der Gesellschafter, da diese auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt ist. Mit einer GmbH sind steuerliche Vorteile durch stehengelassene Gewinne möglich. Auch ein Gesellschafterwechsel kann bei einer GmbH unkompliziert vollzogen werden: Dieser erfolgt nach § 15 Abs. 1 GmbHG durch Übertragung der Geschäftsanteile. Und nicht zuletzt: Die Rechtsform der GmbH genießt grundsätzlich ein hohes Ansehen, auch im internationalen Umfeld. Dies liegt am Stammkapital von mindestens € 25.000,00 und der deshalb vorhandenen Bonität.

Stammkapital und hoher Verwaltungsaufwand

Die Herausforderungen: Das oben genannte Stammkapital will erst einmal aufgebracht sein, zumal die Hälfte bereits bei der Gründung eingezahlt werden muss. Zum Vergleich: Eine UG kann schon mit € 1,00 gegründet werden. Der Verwaltungsaufwand für die Gründung einer GmbH ist ebenfalls zeit- und ressourcenintensiv, da hierfür eine notarielle Beglaubigung vonnöten ist. Weitere Änderungen (Stichwort: Gesellschaftsvertrag) können ebenfalls nur mit einem Notar erfolgen. Einer GmbH obliegt zudem die Pflicht zur Bilanzierung und Veröffentlichung bzw. Hinterlegung des Jahresabschlusses. Des Weiteren besteht eine Trennung zwischen Gesellschafter und Gesellschaftsvermögen.

Sie sind interessiert daran, notarielle Online-Verfahren für Ihre Zwecke zu nutzen? Oder Sie haben noch Fragen im Vorfeld, bei denen wir Ihnen behilflich sein können? Ihr kompetenter Ansprechpartner bei ttp ist hierfür Carsten Theilen; Notar, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht.

25. Oktober 2023

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