Warum die Verfahrensdokumentation ein „Must-have“ ist

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation … Was nach einem aufwendigen und bürokratischen Vorgang klingt, lohnt sich spätestens, wenn eine Betriebsprüfung ins Haus steht – und das passiert nicht immer angekündigt. Im Fokus stehen dann stets formale Fehler, bei deren Aufdeckung steuerliche Sanktionen drohen.

Liegt eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation vor, können Sie im Rahmen einer Betriebsprüfung in den folgenden Jahren sogar Erleichterungen erfahren und erfüllen gleichzeitig die erforderlichen Sorgfaltspflichten.

Doch was heißt Verfahrensdokumentation eigentlich genau? Und was braucht es dafür? ttp gibt Ihnen hier einen kleinen Überblick:

Transparenz ist das Ziel

Das Thema Verfahrensdokumentation ist nicht so neu, wie es scheint. Bereits in den Neunzigerjahren war sie im BMF-Schreiben zum ordnungsmäßigen Einsatz von Datenverarbeitungssystemen enthalten. Zum damaligen Zeitpunkt lag jedoch der Fokus auf der Prüfung von Papierbelegen und nicht auf den Datenverarbeitungssystemen, die erst im Laufe der Zeit immer mehr an Bedeutung und Komplexität gewannen. Die Verfahrensdokumentation soll sicherstellen, dass ein sachverständiger Dritter – also insbesondere der Betriebsprüfer – sich in angemessener Zeit einen Überblick über den gesamten organisatorischen und technischen Ablauf des Unternehmens machen kann, stets bezogen auf die rechnungslegungsrelevanten Prozesse. Dabei sind insbesondere die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit zu erfüllen.

Da viele dieser Prozesse heutzutage digital stattfinden, ist ein wichtiger Teil der Verfahrensdokumentation die Beschreibung der angewendeten Datenverarbeitungs-Programme und ihrer Nutzung im Detail: In welchem Rahmen finden technische Zugriffe statt? Welche Berechtigungen liegen vor? Wie wird sichergestellt, dass die steuerlichen Vorschriften eingehalten werden, und wie erfolgt die Anwendungen im täglichen Arbeitsablauf, so dass alle formellen Anforderungen eingehalten werden?
Für einige, sehr technische Antworten wird es dabei in der Praxis erforderlich sein, den jeweiligen Softwareanbieter zu kontaktieren.
Doch keine Sorge, mit der Unterstützung Ihres Steuerberaters werden Sie Schritt für Schritt auf dem Weg zur fertigen Verfahrensdokumentation begleitet.

Eine wertvolle Bestandsaufnahme

Im Zuge einer Prozessprüfung und -optimierung beraten Sie unsere ttp Experten bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation und ergründen, ob Sie die (technischen) Anforderungen erfüllen. Eine reine Fleißarbeit, um das Finanzamt zufrieden zu stellen? Keineswegs! Die damit verbundene Bestandsaufnahme bietet die perfekte Gelegenheit, Prozessabläufe gemeinsam zu durchleuchten, unabhängig zu prüfen und bei Bedarf zu verändern. So erschließen sich insbesondere durch Nutzung aller digitalen Möglichkeiten, die Ihre Systeme bieten, häufig Potentiale, um kostbare Arbeitszeit zu sparen. Ein echter Gewinn in Zeiten von Personalknappheit und somit ein attraktiver Nebeneffekt!

Inhalt der Verfahrensdokumentation

Der Umfang der erforderlichen Verfahrensdokumentation richtet sich nach der Komplexität der eingesetzten Systeme und der damit in der Regel einhergehenden Unternehmensgröße. Eine Verfahrensdokumentation sollte dabei folgende Bestandteile enthalten:

allgemeine Beschreibung der betrieblichen Organisation und der Abläufe
Anwenderdokumentation (Arbeitsanweisungen, Bedienungsanleitungen usw.)
technische Systemdokumentation (Dokumentation der Kontrollen, Schnittstellen)
Betriebsdokumentation (Datensicherungen, Freigaben, Zugriffsberechtigungen)

Wer jetzt angesichts des Aufwands, der mit der Erstellung einer solchen Verfahrensdokumentation verbunden ist, in Schnappatmung verfällt, sollte erst mal tief durchatmen und auf Entdeckungsreise im eigenen Unternehmen gehen. Oftmals existieren bereits allerhand Dokumentationen in Form von eigenen Prozessbeschreibungen der Mitarbeiter für die Urlaubsvertretung, „vergessenen“ Handbüchern oder internen Organisationsunterlagen.

13. September 2023

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