So sehen Sie dem „Spuk“ gelassen entgegen

Beim Wort „Betriebsprüfung“ zuckt wohl nahezu jeder Unternehmer automatisch zusammen. Doch keine Angst: Wer mit Unterstützung seines Steuerberaters gut vorbereitet ist, muss den Besuch des Finanzamtes nicht fürchten. Daher lohnt es sich, rechtzeitig entsprechende Vorkehrungen zu treffen. Schließlich finden auch unangekündigt Prüfungen statt!

Was es dafür braucht, wie ttp Sie dabei unterstützen kann und wie Sie sich in Prüfungssituationen souverän verhalten, das verraten wir Ihnen im Folgenden.

Linkkachel: Damit alles seine Ordnung hat – ttp für Ihre Verfahrensdokumentation

Mit Vorlauf: angemeldete Prüfungen

Hat sich der Betriebsprüfer angemeldet, kann das Finanzamt den gesamten Betrieb oder Teilbereiche prüfen. Steht ein Termin für eine reguläre Betriebsprüfung oder Lohnsteueraußenprüfung ins Haus, besprechen wir mit Ihnen, welche Unterlagen und Datenexporte bereitgestellt werden müssen, und helfen – bei Bedarf – bei deren Aktualisierung und Sortierung.

Auch die Betriebsprüfung geht mit der Zeit, weshalb der digitalen Prüfung mittlerweile ein hoher Stellenwert zukommt. Diese umfasst neben dem Kassensystem auch alle weiteren Vorsysteme – von Warenwirtschaftsprogrammen über Office-Anwendungen und Personalsoftware bis zum Online-Banking. Theoretisch soll die Effizienz einer Betriebsprüfung auf digitalem Wege gesteigert werden, praktisch führt dies häufiger zu falschen Auswertungen, wenn Beschreibungsstandards und Dateiformate nicht nachvollziehbar sind. Um eine Hinzuschätzung des Prüfers zu vermeiden, müssen Datenexporte daher gut vorbereitet werden, damit die formellen Anforderungen an Unveränderbarkeit, zeitnahe Speicherung und Vollständigkeit der Daten erfüllt sind.

Ein Teil der optimalen Vorbereitung ist daher die Verfahrensdokumentation, die aus Sicht der Finanzverwaltung verpflichtend zur Überprüfung der digitalen Anwendung(en) vorliegen muss – und dies idealerweise bereits bei Ihnen tut. Falls nicht, besteht an dieser Stelle dringender Nachholbedarf, da die Verfahrensdokumentation regelmäßig vor Beginn der Betriebsprüfung abgefragt wird. Sie beschreibt die Prozesse, wie Daten, die als Grundlage z.B. für Betriebsausgaben, die Rechnungsstellung oder den Wareneinsatz in der Buchhaltung verarbeitet werden, im Unternehmen empfangen, weiterverarbeitet, erstellt und versendet werden.

Übrigens: Sie können den Ort einer Betriebsprüfung wählen. Ob diese bei Ihnen im Unternehmen oder in den Räumlichkeiten Ihres Steuerberaters stattfindet, sollte reiflich überlegt werden.

Unverhofft kommt oft: unangekündigte Prüfungen

Mit einer vorausschauenden Vorbereitung sind auch unangekündigte Prüfungen kein Problem, denn das Finanzamt kann auch unangekündigt eine Kassennachschau, eine Umsatzsteuer- oder Lohnsteuernachschau durchführen – teils sogar ohne sich zu erkennen zu geben. Wenn alle Unterlagen geordnet und in einem störungsfreien Prozess vorliegen bzw. Daten nach den formellen Anforderungen abrufbar sind, können Sie trotz der „Überraschung“ gelassen bleiben. Klingt gut? Dann zeigen wir Ihnen gerne die für Ihre Branche und explizit Ihren Betrieb möglichen Prüfungsschwerpunkte auf und sorgen gemeinsam dafür, dass Sie für die nächste Prüfung gewappnet sind – unter anderem mit einer einwandfreien Verfahrensdokumentation.

Ein guter Tipp zum Schluss

Bleiben Sie im Gespräch mit dem Betriebsprüfer auf der Hut und geben Sie nicht zu offenherzig da Auskunft, wo Sie es nicht müssen. Unbedachte Äußerungen oder Antworten auf Fangfragen könnten Sie in Schwierigkeiten bringen oder Missverständnisse hervorrufen. Selbst scheinbar harmlose Erkundigungen nach privaten Urlauben oder Fahrzeugen können einen steuerlichen Hintergrund haben.

Videoclip

Mehr dazu? Erfahren Sie von Beate Theede und Dr. Katharina Theis in einem kurzen Videoclip das Wichtigste zum Thema Betriebsprüfung bei ttp!