Digitale Schnittstelle für Kassensysteme benötigt wichtiges Update

Sind Sie auf dem neuesten Stand? Das fragt mittlerweile auch die Finanzverwaltung und meint damit Ihr Kassensystem. Neben der bekannten Vorgabe, welche Daten bei einer Prüfung konkret zur Verfügung zu stellen sind, ist auch auf das richtige Format zu achten. Abweichungen von Inhalt und Form der Kassen-Vorgaben sind nicht zulässig. Sofern Ihre Kasse die Anforderungen noch nicht erfüllt, raten wir Ihnen dringend, in Kontakt zum Kassenhersteller und Anbieter zu treten, damit Sie der nächsten Außenprüfungen sowie Kassen-Nachschau entspannt entgegensehen können.

Seit dem 01. Januar 2022 sind Kassendaten mittels einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen. Die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme ist die DSFinV-K und ist seit dem 01. Juli 2022 verpflichtend zu nutzen. Sie dient dem Export von Daten aus elektronischen Aufzeichnungssystemen. Die DSFinV-K in der Version 2.3 ist auf der Internetseite des Bundeszentralamts für Steuern veröffentlicht. Sofern noch eine ältere Version in Verwendung ist, ist es zwingend erforderlich, ein Update durchzuführen.

Warum das Update so wichtig ist

Ebenso wie Fehler in der Kassenbuchführung hat auch ein fehlendes Update in der Praxis erhebliche Konsequenzen, da die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung damit nicht mehr erfüllt werden kann. Die Finanzverwaltung erhält damit eine Hinzuschätzungsbefugnis oder kann Sicherheitszuschläge festsetzen. Und damit nicht genug: Wird das Fehlen des Updates als Steuergefährdung gesehen, kann dies empfindliche Geldbußen von bis zu € 25.000 nach sich ziehen und schlimmstenfalls ein Steuerstrafverfahren bedeuten. Gleiches gilt für das Fehlen der TSE bzw. ein abgelaufenes TSE-Zertifikat. Auch hier zahlt sich eine regelmäßige Überprüfung aus.

Ebenso essenziell: die Verfahrensdokumentation

Apropos: Haben Sie bereits eine Verfahrensdokumentation? Falls nicht, sollten Sie deren Erstellung dringend mit Unterstützung Ihres Steuerberaters nachholen. Denn diese wird aktuell regelmäßig von den Finanzämtern angefordert, um die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung anhand der beschriebenen Prozesse, auch zur Datenverarbeitung und den Schnittstellen, nachzuprüfen. Wer hier rechtzeitig gut vorbereitet ist, spart sich eine Menge Hektik im Fall der Fälle – und im Zweifel teure Konsequenzen.

19. Juli 2023

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