Damit Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass als Betriebsausgaben abzugsfähig sind, müssen Nachweise erbracht und (weitere) formale Voraussetzungen erfüllt werden. Die steuerlichen Spielregeln hat das Bundesfinanzministerium mit einem Schreiben vom 30. Juni 2021 nun angepasst. Gegenüber dem bisherigen Schreiben aus 1994 wurden insbesondere Aspekte zur Erstellung einer Bewirtungsrechnung mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem und zur Digitalisierung der Rechnung und des Eigenbelegs aufgenommen.
Nachweis durch den Steuerpflichtigen
Bei Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass erfolgt eine Abzugsbeschränkung nach der nur 70 % der angemessenen und nachgewiesenen Aufwendungen als Betriebsausgaben abzugsfähig sind. Bewirtungsaufwendungen sind Aufwendungen für den Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln.
Zum Nachweis (Eigenbeleg) der Höhe und der betrieblichen Veranlassung der Aufwendungen muss der Steuerpflichtige schriftlich die folgenden Angaben machen: Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen.
Erfolgte die Bewirtung aus geschäftlichem Anlass in einer Gaststätte, ist die Rechnung zum Nachweis beizufügen. Dabei genügen auf dem Eigenbeleg Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung.
Tipp: Die zum Nachweis von Bewirtungsaufwendungen erforderlichen schriftlichen Angaben müssen zeitnah gemacht werden (nach Ablauf des Geschäftsjahres ist jedenfalls nicht mehr zeitnah).
Inhalt der Rechnung
Die Rechnung muss grundsätzlich den Anforderungen des § 14 UStG genügen, maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis zu € 250,00 müssen mindestens die Anforderungen des § 33 UStDV erfüllt sein. Dies sind:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Bewirtungsbetrieb)
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
- Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz
Zusätzlich sind bei Rechnungen über € 250,00 die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers (Bewirtungsbetrieb) erforderlich.
Die Rechnung muss eine fortlaufende Nummer enthalten, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben worden ist. Dies gilt nicht bei Kleinbetragsrechnungen. Verpflichtende Angaben nach § 6 Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) bleiben unberührt.
Nach § 6 KassenSichV werden weitere Anforderungen an einen Beleg gestellt. Danach muss ein Beleg auch enthalten:
- den Zeitpunkt des Vorgangbeginns und der Vorgangsbeendigung,
- die Transaktionsnummer und
- die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.
Bewirtungsleistungen sind im Einzelnen zu bezeichnen. Die Angabe „Speisen und Getränke“ und die Angaben der für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme reichen nicht.
Tipp: Bezeichnungen wie beispielsweise „Menü 1“, „Tagesgericht 2“ und aus sich selbst heraus verständliche Abkürzungen sind indes nicht zu beanstanden.
Rechnungen bis zu € 250,00 müssen den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen nicht enthalten. Bei Rechnungen über € 250,00 bestehen nach dem Verwaltungsschreiben keine Bedenken, wenn der Bewirtungsbetrieb den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen handschriftlich auf der Rechnung vermerkt.
Erstellung der Bewirtungsrechnung
Das Bundesfinanzministerium hat mit dem neuen Schreiben erstmals auch zur Erstellung einer Bewirtungsrechnung aus Sicht des Bewirtungsbetriebs Stellung genommen. Dies war wegen der Verschärfungen im Bereich der elektronischen Kassensysteme erforderlich.
Verwendet der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion im Sinne des § 146a Abs. 1 AO in Verbindung mit § 1 KassenSichV, werden für den Betriebsausgabenabzug von Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mithilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt. Der Bewirtungsbetrieb ist nach § 146a Abs. 2 AO verpflichtet, mit dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion Belege über die Geschäftsvorfälle zu erstellen.
Tipp: Der Beleg, der die Angaben nach § 6 KassenSichV enthält, stellt bei einem Rechnungsbetrag bis € 250,00 eine ordnungsgemäße Rechnung dar. Rechnungen in anderer Form (z. B. handschriftlich oder nur maschinell erstellte), erfüllen die Nachweisvoraussetzungen nicht. Die darin ausgewiesenen Bewirtungsaufwendungen sind vollständig vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen (Verschärfung gegenüber der bisherigen Praxis).
Grundsätzlich kann der Steuerpflichtige darauf vertrauen, dass die Rechnung maschinell ordnungsgemäß erstellt und aufgezeichnet worden ist, wenn der von dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion ausgestellte Beleg mit einer Transaktionsnummer, der Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der Seriennummer des Sicherheitsmoduls versehen wurde. Diese Angaben können auch mittels QR-Code dargestellt werden.
Bewirtungen im Ausland
Bei Bewirtungen im Ausland gelten grundsätzlich dieselben Regelungen. Kann der Steuerpflichtige glaubhaft machen, dass er eine detaillierte, maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung nicht erhalten konnte, genügt in Ausnahmefällen die ausländische Rechnung, auch wenn sie den Anforderungen nicht voll entspricht.
Liegt ausnahmsweise nur eine handschriftlich erstellte Rechnung vor, muss der Steuerpflichtige glaubhaft machen, dass im ausländischen Staat keine Verpflichtung zur Erstellung maschineller Belege besteht.
Diesen Artikel und weitere Steuernews lesen Sie in dem Mandantenbrief Oktober 2021.
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