Der Start der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für Arbeitgeber rückt näher. Ab Januar 2023 wird die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) auf Papier – bis auf wenige Ausnahmen – der Geschichte angehören und durch ein elektronisches Verfahren abgelöst.
Mit dem Verfahren der eAU müssen Arbeitnehmende ihre AU nicht mehr beim Arbeitgeber vorlegen. Stattdessen stellen die Krankenkassen die entsprechenden Arbeitsunfähigkeitsdaten elektronisch zur Verfügung und die Arbeitgeber rufen diese Daten dann ab.
eAU: Echteinsatz ab 2023
Die Einführung einer elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hatte der Bundestag bereits am 18. September 2019 im Bürokratieentlastungsgesetz III beschlossen. Ursprünglich sollte sie zum 01. Januar 2022 starten. Nachdem der Termin für den Echteinsatz auf den 01. Juli 2022 verschoben wurde, kündigte sich eine weitere Verschiebung an: Mit dem "Entwurf eines Gesetzes zur Verlängerung von Sonderregelungen im Zusammenhang mit der Covid-19-Pandemie beim Kurzarbeitergeld und anderer Leistungen" wurde die Pilotphase für Arbeitgeber bis zum 31. Dezember 2022 verlängert. Mit dem Auslaufen dieser Pilotphase startet nun am 01. Januar 2023 der Echteinsatz der eAU für alle Arbeitgeber.
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Digital ersetzt Papier
Zurzeit wird der Arbeitgeber noch über die ärztliche Krankschreibung des Arbeitnehmenden informiert, indem dieser die typische gelbe Bescheinigung vorlegt oder per Post schickt. Das neue Verfahren der eAU soll Unternehmen und Mitarbeitende entlasten – auch wenn der gelbe Schein ab 01. Januar 2023 nicht ganz passé sein wird.
eAU-Schritt 1: Arzt meldet an die Krankenkasse
Stellt der Arzt die Arbeitsunfähigkeit (AU) eines Arbeitnehmers fest, übermittelt er in einem ersten Schritt die notwendigen Daten, die sich bisher auf der AU in Papier befunden haben, elektronisch an die zuständige Krankenkasse des Arbeitnehmers / der Arbeitnehmerin. Dieses Verfahren gilt seit dem 01. Januar 2022 bereits für alle Vertragsärzte und -ärztinnen, die technisch dazu in der Lage sind.
eAU-Schritt 2: Arbeitnehmende informieren Arbeitgeber
Arbeitnehmende müssen den Arbeitgeber über die festgestellte Arbeitsunfähigkeit unterrichten. Dazu händigen sie neu dem Arbeitgeber nicht mehr die Bescheinigung in Papier aus, sondern der Arbeitgeber wendet sich an die Krankenkasse und ruft die Daten elektronisch ab.
eAU-Schritt 3: Datenabruf des Arbeitgebers bei der Krankenkasse
Nachdem der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer über die Arbeitsunfähigkeit informiert wurde, ruft er die Daten bei der zuständigen Krankenkasse ab. Diese hält folgende Informationen für ihn bereit:
- Name des Beschäftigten,
- Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit,
- Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit,
- Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung und
- Angabe, ob Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Arbeitsunfähigkeit auf einen Arbeitsunfall oder sonstigen Unfall oder auf den Folgen eines Arbeitsunfalls oder sonstigen Unfalls beruht.
Digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Umstellung in Unternehmen nötig
Durch den Wegfall des gelben Zettels müssen Unternehmen ihren bisherigen Prozess neu bewerten. Bislang war es nicht unüblich, dass auf Grundlage der AU-Bescheinigungen entsprechende Fehlzeiten in der Zeiterfassung gespeichert wurden. Künftig müssen auf Grundlage der Krankmeldung des Mitarbeiters proaktiv die AU-Daten von der Entgeltabrechnung abgerufen werden. Soweit der Mitarbeiter sich in der Produktionseinheit krankgemeldet hat, müssen Maßnahmen ergriffen werden, damit diese Information zeitnah – und im Idealfall in elektronischer Form – die Abrechnung erreicht.
Auch Minijobber nehmen am elektronischen Verfahren teil
Der Abruf der Daten durch den Arbeitgeber bei der zuständigen Krankenkasse erfolgt auch für Arbeitnehmende, die auf Minijob-Basis beschäftigt sind. In der Regel kennt der Arbeitgeber die Krankenkasse bislang nicht, weil er ausschließlich mit der Minijob-Zentrale als zuständige Einzugsstelle kommuniziert. Aus diesem Grunde ist es zukünftig erforderlich, dass auch Minijobber Angaben zu ihrer Krankenkasse machen. Dafür bietet sich die Abfrage bereits bei Beschäftigungsbeginn im Einstellungsfragebogen an.
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: kein vollständiger Umstieg im Verfahren
Das neue Verfahren gilt unter anderem nicht für
- Privat krankenversicherte Arbeitnehmer
- Minijobs in Privathaushalten
- Fälle, in denen die Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch einen Arzt erfolgt, der nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt.
Diesen Artikel und weitere Steuernews lesen Sie in dem Mandantenbrief Dezember 2022.
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