Eigentlich sollte sie schon 2022 kommen, nun ist sie zum Januar 2023 gestartet: die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Der gelbe Schein in Papierform ist damit – bis auf einige Ausnahmen – Geschichte.
Ziel der Umstellung ist es, Arbeitgeber und -nehmer von Bürokratie zu entlasten. Wie dies in der Praxis aussieht, warum Sie Ihre Prozesse checken sollten, was bei Minijobbern zu beachten ist und für wen das neue Verfahren nicht gilt, erfahren Sie hier.
Schritt für Schritt: So funktioniert`s
Während der Arbeitnehmer bislang die typische gelbe Bescheinigung beim Arbeitgeber vorzulegen bzw. diese per Post einzusenden hatte, reicht nun eine Benachrichtigung, denn der Arzt übermittelt nach der Feststellung der Arbeitsunfähigkeit (AU) fortan alle Daten elektronisch an die jeweilige Krankenkasse. Dort kann der Arbeitgeber diese, sobald er Kenntnis von der Arbeitsunfähigkeit seines Arbeitnehmers erlangt hat, abrufen: Name, Datum der ärztlichen Feststellung sowie Beginn und Ende der AU, die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung und Angaben, ob ein Zusammenhang mit einem (Arbeits-)Unfall besteht.
Achtung, Abläufe! – Umstellung von Prozessen
Wichtig ist, dass direkt nach der Krankmeldung des Arbeitnehmers proaktiv die AU-Daten abgerufen und an die für die Entgeltabrechnung zuständige Stelle weitergeleitet werden – idealerweise ebenfalls elektronisch. Da es in der Praxis bislang oftmals üblich war, Fehlzeiten in der Zeiterfassung auf Grundlage des gelben Scheins vorzunehmen, ist zu prüfen, ob weiterhin für einen reibungslosen Ablauf gesorgt ist.
Im Falle von Minijobbern, die nun auch am elektronischen Verfahren teilnehmen, sind Angaben zur Krankenkasse einzuholen bzw. direkt bei Beschäftigungsbeginn im Einstellungsfragebogen zu erfassen, da Arbeitgeber bislang ausschließlich mit der Minijob-Zentrale kommunizieren mussten.
Nach alter Art: Sonderfälle
Erhalten bleibt der gelbe Schein bei allen, für die das neue Verfahren nicht gilt: privat krankenversicherte Arbeitnehmer, Minijobber in Privathaushalten sowie all jene, deren Arbeitsunfähigkeit durch einen Arzt festgestellt wird, der nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt.
