Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ wurden wegen der fortschreitenden Digitalisierung kürzlich überarbeitet, im Juli 2019 auf der Homepage des Bundesfinanzministeriums veröffentlicht – und dann (wegen Abstimmungsbedarf mit den Bundesländern) wieder außer Kraft gesetzt. Nun wurden die GoBD mit Schreiben vom 28. November 2019 ohne nennenswerte Änderungen erneut veröffentlicht. Die neuen GoBD gelten ab dem 01. Januar 2020, wobei der Steuerpflichtige sie bereits auf frühere Besteuerungszeiträume anwenden kann.
Wesentliche Teile gelten nicht nur für buchführungspflichtige Unternehmer. So müssen auch Einnahmen-Überschussrechner Aufzeichnungen und Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Abgabenordnung aufbewahren.
Im Vergleich zu den bisherigen GoBD aus dem Jahr 2014 ergeben sich insbesondere die folgenden Neuerungen:
- Cloud-Systeme sind nunmehr explizit in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen.
- Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und danach elektronisch bildlich erfasst (z. B. gescannt oder fotografiert), ist das elektronische Dokument so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird. Die neuen GoBD weisen darauf hin, dass eine bildliche Erfassung mit den verschiedensten Geräten erfolgen kann, z. B. auch mit dem Smartphone.
- Erfolgt im Zusammenhang mit einer genehmigten Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland eine ersetzende bildliche Erfassung, wird es nicht beanstandet, wenn die Papierbelege zu diesem Zweck an den Ort der elektronischen Buchführung verbracht werden. Die bildliche Erfassung muss dann zeitnah zur Verbringung der Papierbelege ins Ausland erfolgen.
- Bei Konvertierung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format (Inhouse-Format) ist unter bestimmten Voraussetzungen die Aufbewahrung der konvertierten Fassung ausreichend.
- In den GoBD ist nun explizit aufgeführt, dass Änderungen einer Verfahrensdokumentation historisch nachvollziehbar sein müssen. Somit ist eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten.
- Eine kurzzeitige Erfassung von unbaren Tagesumsätzen (z. B. EC-Kartenumsätze) im Kassenbuch ist nicht zu beanstanden. Voraussetzung: Die unbaren Tagesumsätze sind gesondert kenntlich gemacht und werden nachvollziehbar unmittelbar nachfolgend wieder aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto aus-/umgetragen. Die Kassensturzfähigkeit muss gegeben sein.
Diesen Artikel und weitere Steuernews lesen Sie im Mandantenbrief Februar 2020.
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