Das Aha-Erlebnis: Was ist eigentlich eine Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) spielt eine entscheidende Rolle für jedes Unternehmen, das buchführungs- und aufzeichnungspflichtig ist. Sie stellt sicher, dass (elektronische) Belege und Daten korrekt erfasst, verbucht, verarbeitet, aufbewahrt, versendet und entsorgt werden. Das Hauptziel dieser Dokumentation ist die Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit der Buchführung und Belegablage insbesondere im Hinblick auf digitale Anwendungen.
Mit der Verfahrensdokumentation kann ein sachverständiger Dritter, wie ein Wirtschaftsprüfer oder ein Mitarbeiter des Finanzamtes, die Prozesse und Verfahren des Unternehmens in angemessener Zeit nachvollziehen und prüfen. Dazu müssen die technischen und organisatorischen Abläufe eines Unternehmens sowohl inhaltlich als auch zeitlich lückenlos dokumentiert sein. Dadurch wird eine transparente und überprüfbare Buchführung gewährleistet, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht. So können Sie als Unternehmen sicherstellen, dass Sie bei Prüfungen gut vorbereitet sind und alle notwendigen Nachweise schnell und einfach erbringen können.
Diese umfassende Dokumentation sorgt dafür, dass Wissen im Unternehmen transparent dargestellt und weiterentwickelt werden kann. Nutzen Sie die Chance, auch für Ihr Unternehmen einen eventuellen Ausfall von Fachkräften an Schlüsselpositionen „abzusichern“.
IKS: Sicherheit und Effizienz für Ihre Steuerstrategie
Das Interne Kontrollsystem (IKS) ist ein integraler Bestandteil der Verfahrensdokumentation eines Unternehmens. Ziel des IKS ist es sicherzustellen, dass alle steuerlichen Vorschriften eingehalten werden, indem steuerrelevante Informationen genau erfasst und die entsprechenden Steuern ordnungsgemäß und pünktlich abgeführt werden. Es umfasst verschiedene technische und formelle Maßnahmen wie Zugangsbeschränkungen, Trennung von Aufgaben, Fehlerprüfungen bei der Dateneingabe und Sicherheitsvorkehrungen gegen Datenmanipulation.
Strukturiert zum Erfolg: Bestandteile der Verfahrensdokumentation
Einfach mal alles zusammenschreiben, was im Unternehmen so passiert? So einfach ist es leider nicht. Die Finanzverwaltung definiert die Verfahrensdokumentation im Wesentlichen über die Anwender-, Betriebs- und technische Systemdokumentation sowie das IKS.
Diese Bereiche bearbeiten wir bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation für jeden einzelnen zu identifizierenden Prozess in Ihrem Betrieb. Das IKS ist an diversen Schnittstellen der einzelnen Prozesse ein Bestandteil und standardisierte Beschreibungen sind auf Ihren betrieblichen Ablauf anzupassen und zu überprüfen.
