#gutzuwissen , #Steuerberatung
Auch wenn sie lange ihre Schatten vorausgeworfen hat, ist es 2025 nun „plötzlich“ soweit: Die E-Rechnung wird EU-weit verpflichtend – zunächst für den Empfang und dann, in zwei Schritten, auch für den Versand.
Wer seine Rechnungen bereits im PDF-Format versendet und damit glaubt, seiner Zeit voraus zu sein, irrt. Denn eine digitale Rechnung ist noch lange keine E-Rechnung! Warum nicht, das erfahren Sie hier:
Mehr als ein PDF – Welcher Standard gilt für die E-Rechnung?
Ob auf Papier, als PDF oder als ein anderes vom Standard abweichendes Format: Diese „Sonstigen Rechnungen“ stellen keine E-Rechnung nach § 14 UStG dar und sind damit zukünftig nicht mehr umsatzsteuerlich relevant. Doch was genau ist dann eine elektronische Rechnung? Es handelt sich dabei um eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und folglich auch eine elektronische Verarbeitung zulässt. Oder noch genauer definiert: Eine E-Rechnung muss das strukturierte elektronische Format der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß RL 2014/55/EU besitzen (CEN-Norm EN 16931).
Formate, die diesen Vorgaben genügen, sind beispielsweise „XRechnung“ – ein rein maschinenlesbares, nicht individuell gestaltbares Format – und „ZUGFeRD“ – ein hybrides Format, welches maschinenlesbare Daten und eine für das menschliche Auge lesbare PDF-Rechnung kombiniert. Das „EDI-Verfahren“ bleibt zulässig, erfordert aber möglicherweise noch Anpassungen.
Gute Vorbereitung ist alles: Was ist jetzt zu tun?
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Sie als Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen – dies schließt z. B. auch Vermieter, Ärzte und Photovoltaikanlagenbetreiber nach jetzigem Stand ein. Ausgenommen sind im B2B-Bereich lediglich nicht steuerbare oder steuerfreie Lieferungen und sonstige Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter € 250 sowie Fahrausweise.
Wenn Sie 2026 einen Umsatz von mehr als € 800.000 erreichen, sind Sie ab 2027 zudem verpflichtet, selbst E-Rechnungen zu versenden. Dies gilt, umsatzunabhängig, ab 2028 dann für alle Unternehmen.
Für die Berechtigung des Vorsteuerabzuges durch Ihr Unternehmen müssen die Daten elektronischer Rechnungen von Ihnen als Empfänger geprüft und gespeichert werden.
Erstellt ttp die Buchhaltung für Sie und nutzen Sie das Datev Unternehmen Online Portal, können Sie Rechnungen darüber prüfen. Hier wird neben der PDF-Datei eine tabellarische Darstellung des Inhalts der XML-Datei der Rechnung beigefügt. Falls nicht, müssen Sie die Prüfung und Speicherung anderweitig in Ihren Prozessen sicherstellen.
Um sich auf den Empfang von E-Rechnungen vorzubereiten, sollten sie zudem frühzeitig eine zentrale E-Mail-Adresse dafür einrichten, statt wie bisher persönliche E-Mail-Kontakte als Rechnungsempfänger zu nutzen.
E-Rechnungen können Sie als Aussteller via Online-Generator auf speziellen Websites oder via Buchhaltungs- /Rechnungsprogrammen erzeugen. Stammen letztgenannte von größeren Anbietern, verfügen sie in der Regel bereits über eine entsprechende Funktion, um die Rechnung mit wenigen Klicks automatisch richtig zu erstellen, zu verschicken und zu archivieren. Auch der Geldeingang wird direkt verbucht. Gerade für Unternehmen, die häufiger Rechnung stellen und eine ordnungsgemäße Aufbewahrung für das Finanzamt sicherstellen müssen, empfiehlt sich somit die Nutzung einer entsprechenden Software. Falls Sie bereits einen bestimmten Hersteller als Partner haben, sprechen Sie diesen am besten umgehend auf das Thema E-Rechnung an.
Und: Denken Sie unbedingt daran, betroffene Mitarbeitende frühzeitig auf die Neuerungen vorzubereiten!
Ordnung muss sein: Pflichtangaben und Aufbewahrung
Neben den üblichen Pflichtangaben muss eine E-Rechnung auch die
so genannte Leitweg-ID des Rechnungsempfängers enthalten. Diese eindeutige Nummer ist die digitale Adresse des Auftraggebers und besteht aus bis zu 44 Ziffern zur elektronischen Adressierung und Weiterleitung. Beim Standard XRechnung wird sie im Feld „Käuferreferenz“ (BT-10) angegeben. Wie auch die Lieferantennummer können Sie die Leitweg-ID bei Ihrem Auftraggeber erfragen.
Die Archivierung von elektronischen Rechnungen folgt den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Sie muss elektronisch erfolgen, ein Ausdruck reicht nicht, und 10 Jahre aufbewahrt werden.
Bringt ihre Vorteile mit sich: So profitieren Sie von der E-Rechnung
Primär geht es der EU-Kommission mit der Einführung der E-Rechnung um die Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug in der europäischen Union, doch auch für die rechnungsstellenden Auftraggeber und Lieferanten selbst hat die Umstellung Vorteile: Die digitale Übertragung sichert eine ortsunabhängige, zügige und zuverlässige Übermittlung. Durch den Wegfall des manuellen Einscannens, Erfassens und Verarbeitens von Rechnungen wird Zeit gespart und Durchlaufzeiten verringern sich, was im Idealfall zu schnelleren Zahlungseingängen führt. Gleichzeitig sinkt die potentielle Fehlerquote durch die automatische Validierung. Auch entfallen Kosten für Druck, Papier und Porto. Und last but not least profitiert natürlich ebenso die Umwelt von der Digitalisierung.
Hier finden Sie eine Zusammenfassung der häufigsten Fragen zum Thema e-Rechnung.
