Zu dem stetig wachsenden Thema der gesetzlich vorgesehenen Mitteilungspflicht für alle elektronischen Kassensysteme in Deutschland gibt es wichtige Neuigkeiten, die wir für Sie kompakt aufbereitet haben.
Vorab: Alle Betriebe mit einer digitalen Kasse sind ab dem 01. Januar 2025 verpflichtet, diese ihrem zuständigen Finanzamt melden. Dadurch erhält die Finanzverwaltung künftig weitreichendere Kontrollmöglichkeiten und kann überprüfen, ob alle Betriebe mit gesetzeskonformen Kassensystemen arbeiten. Hierzu werden seitens der Finanzverwaltung aktuell die technischen Voraussetzungen vorbereitet.
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Meldepflicht für Kassensysteme
Das Wichtigste kurz für Sie zusammengefasst:
Kassensysteme können nicht über Formulare oder PDF-Vordrucke, sondern lediglich digital gemeldet werden: über das Programm "Mein ELSTER" oder über kompatible eigene oder Drittanbieter-Software mittels entsprechender Schnittstelle (ERiC). Das müssen Sie dazu wissen:
- Ab dem 01.01.2025 steht das Mitteilungsverfahren zur Verfügung.
- Alle ab dem 01.07.2025 angeschafften sowie außer Betrieb genommenen Kassen müssen innerhalb eines Monats gemeldet werden.
- Alle vor dem 01.07.2025 angeschafften Systeme müssen spätestens bis zum 31.07.2025 gemeldet werden.
- Alle vor dem 01.07.2025 angeschafften Systeme, die bis dahin außer Betrieb genommen worden sind, müssen nicht mehr gemeldet werden.
- Gemietete und geleaste Kassensysteme werden wie gekaufte Kassensysteme behandelt.
Da die Mitteilung von Aufzeichnungssystemen im Bestand bis spätestens 31. Juli 2025 vorzunehmen ist, empfehlen wir Ihnen, sich bis zur Freischaltung des Mitteilungssystems am 01. Januar 2025 eine Übersicht über alle in Ihren Betriebsstätten eingesetzten Systeme zu verschaffen und die von der Finanzverwaltung geforderten Daten zusammenzustellen. So können diese dann schnell ins System eingepflegt und übersandt werden.
Zum Abhaken: Diese Daten fordert das Finanzamt
Anhand der folgenden Liste können Sie die erforderlichen Daten zusammenstellen:
- Name des Steuerpflichtigen
- Steuernummer des Steuerpflichtigen
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
- Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme (je Betriebstätte)
- Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.
Grundsätzlich sind Sie als Unternehmer verpflichtet, die entsprechenden Kassensysteme dem Finanzamt selbst zu melden. Alternativ können Sie auch eine Person für das Melden bevollmächtigen (z.B. Ihren Kassenaufsteller). Zu beachten ist, dass die Mitteilung für jede Betriebstätte getrennt/ einzeln zu erfolgen hat.
TSE und DSFINV-K – Das steckt hinter den Kürzeln
Eine TSE ist eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, die dem Schutz vor nachträglicher Manipulation an den digitalen Grundaufzeichnungen dient. Ihre Zertifizierung bildet den Nachweis für die Erfüllung der Anforderungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Auch bei den Pflichtangaben für Belege spielt die TSE eine Rolle:
- Name des Unternehmens
- Datum
- Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und -beendigung
- Menge/ Art der gelieferten Gegenstände
- Transaktionsnummer
- Entgelt, Steuer, Steuersatz
- Seriennummer der Kasse
- Seriennummer der TSE
Alle steuerlich relevanten Datenjournale sind vollständig und unveränderbar digital über einen Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren. Tipp: Beachten Sie die Gültigkeitsdauer Ihres TSE-Zertifikats. Dieses kann ablaufen!
Die DSFinV-K bezeichnet eine Schnittstelle für den Export von Daten aus elektronischen Aufzeichnungssystemen für die Datenträgerüberlassung bei Außenprüfungen sowie Kassennachschauen durch das Finanzamt. Durch eine einheitliche Datenstruktur soll so eine vereinfachte Überprüfung möglich sein. Als Unternehmen haben Sie die Daten dafür dem DSFinV-K-Standard entsprechend auf einem geeigneten Datenträger zur Verfügung zu stellen.
Anforderungen an die Kassenbuchführung
Darüber hinaus möchten wir Sie über weitere Änderungen im Zusammenhang mit der Kassenführung informieren und Sie sensibilisieren: Der Gesetzgeber hat die bereits hohen Anforderungen an die ordnungsgemäße Kassenführung ein weiteres Mal deutlich verschärft. Die im Rahmen einer finanzamtsseitigen Überprüfung vorzulegenden Daten aus Ihren Kassen müssen zwingend nach den gesetzlich vorgeschriebenen einheitlichen Schnittstellen (sog. „DSFinV-K“; aktuell in der Version 2.3) bereitgestellt werden können und müssen vollständig über die TSE abgesichert sein. Dies setzt auch voraus, dass das Zertifikat ihrer TSE noch gültig ist.
Erfüllen Ihre Kassenaufzeichnungen die gesetzlichen Voraussetzungen nicht, entfällt die Beweiskraft der Buchführung; die Schätzbefugnis des Finanzamtes und hohe Steuernachzahlungen drohen. Seit dem 01. Januar 2023 stellt die fehlende Einrichtung bzw. Bereitstellung eines Datenzugriffs oder die nicht vollständige Aufbewahrung von steuerrelevanten Unterlagen eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 EUR geahndet werden kann.
Wir empfehlen, alle steuerrelevanten Systeme auf die Abrufbarkeit über eine Exportschnittstelle zu überprüfen. Bitte sprechen Sie diesbezüglich Ihren Softwareanbieter bzw. Kassenaufsteller auf die Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben an.
Zudem sollte sichergestellt sein, dass sämtliche Organisationsunterlagen zur Kasse und TSE-Lösung, Protokolle der Programmierung und Umprogrammierung der Kasse/des Kassensystems sowie die betriebsspezifische Verfahrensdokumentation vorgelegt werden können.
Wir unterstützen Sie bei diesem Thema gerne und stehen Ihnen für Rückfragen und Beratungen jederzeit zur Verfügung.
Die neue Außenprüfung – Was sich geändert hat
Die wichtigsten Neuigkeiten bei Außenprüfungen sind der Zugriff auf besagte digitale Schnittstellen durch die Finanzbehörde, die Möglichkeit, Verhandlungen und Besprechungen auch via elektronische Kommunikation (z. B. Videokonferenz) durchzuführen und die Bekanntgabe der Prüfungsanordnung durch die Anforderung von Unterlagen vor Prüfungsbeginn und die Benennung von Prüfungsschwerpunkten sowie die zeitnahe Prüfungsanordnung. Neu ist auch, dass die Ablaufhemmung auf 5 Jahre begrenzt wird.
Eine weitere Neuerung ist Power BI, ein Programm, mit dem bei kommenden Betriebsprüfungen automationsgestützt die Prüfungsschwerpunkte festgelegt werden und das der Massendatenverarbeitung/ -analyse dient.
Doch wann darf das Finanzamt eigentlich eine Steuerschätzung vornehmen? Immer dann, wenn die Steuerlast nicht ermittelt oder berechnet werden kann, der Steuerpflichtige nicht für ausreichende Aufklärung sorgt, eine Auskunft oder Versicherung an Eides statt verweigert oder seine Mitwirkungspflicht verletzt und wenn Bücher oder Aufzeichnungen, die verpflichtend zu führen sind, nicht vorgelegt werden können. Sprich: Immer dann, wenn Anhaltspunkte für Unrichtigkeit oder Unvollständigkeit bestehen, und sich daraus ein Steuergefährdungstatbestand ergibt.
Merke: Dieser liegt auch vor, wenn eine TSE fehlt oder nicht richtig verwendet wird.
Wenn „Besuch“ ins Haus steht: Vorbereitungen auf eine (un)angekündigte Prüfung
Das erste Kontrollinstrument der Finanzverwaltung ist die Kassennachschau, die auch unangemeldet stattfinden darf und nach einem einheitlichen Fragenkatalog abläuft. Dieser umfasst die Themenbereiche TSE-Zertifikate, TSE-Daten sowie Kassendaten.
Dabei hat der Prüfer nicht nur das Recht, die Daten aus den elektronischen Aufzeichnungssystemen einzusehen und ggf. auf Datenträger zu ziehen, sondern auch die betrieblichen Räume in Augenschein zu nehmen.
Unternehmer sind somit sowohl verpflichtet, Aufzeichnungen, Bücher und Organisationsunterlagen vorzulegen, als auch Auskünfte zu erteilen. Unterlagen mitgeben müssen sie nicht.
Tipp: Lassen Sie sich vorab den Dienstausweis des Prüfers zeigen und legen Sie bereits heute fest, wer im Fall der Fälle als Auskunftsperson auftreten darf.
Die Anordnung einer Betriebsprüfung geht schriftlich/elektronisch zu.
Im Jahr 2022 waren bundesweit fast 13.000 Prüfer im Einsatz. Daraus ergab sich unternehmensübergreifend eine durchschnittliche Prüfungsquote von 1,8%, bei Großunternehmen sogar 17,5% – es ist also nicht unwahrscheinlich, selbst einmal „das Vergnügen“ zu haben. Wenn es dazu kommt, sind Sie verpflichtet, dem Prüfer einen geeigneten Raum zur Verfügung zu stellen, Datenzugriff zu gewähren und steuerrelevante Unterlagen vorzulegen. Auch haben Sie eine Mitwirkungspflicht und müssen auf Wunsch eine Betriebsbesichtigung zulassen und Kontrollmaterial anfertigen. Der Prüfer wiederum hat Ihnen gegenüber eine Belehrungspflicht bei dem Verdacht einer Steuerstraftat/-ordnungswidrigkeit.
Und noch ein Aspekt ist zum Thema Kassensysteme zu beachten: Werden steuerlich relevante und aufbewahrungspflichtige Daten von Ihnen im Ausland gespeichert – auf Servern Ihres Unternehmens bzw. bei Dienstleistern, die außerhalb von Deutschland oder der EU-Mitgliedstaaten liegen? Falls ja, müssen Sie auf schriftlichen oder elektronischen Antrag die Bewilligung der Finanzverwaltung einholen und den Standort oder die Standorte des Datenverarbeitungssystems bzw. bei Beauftragung eines Dritten dessen Name und Anschrift der Finanzverwaltung mitteilen.
Sie möchten angesichts der komplexen Materie auf Nummer sicher gehen? Dann zögern Sie nicht, die Experten bei ttp zu kontaktieren, um sich für die nächste Prüfung zu wappnen!