Werden genau genommen: Anforderungen an die Kassenbuchführung
Neben den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) laut HGB sind hier die Kassensicherungsverordnung und die Abgabenordnung nebst BMF-Schreiben zu beachten. Ganz schön viel also. Doch worauf kommt es an? Alle Aufzeichnungen zu Buchungen, ob gesetzlich bestimmt oder freiwillig, sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Eine Ausnahme bildet der Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich zu erfassen, Änderungen zu dokumentieren sowie die Lesbarkeit von Daten zu gewährleisten. Elektronische Aufzeichnungssysteme sind zudem durch eine TSE, siehe unten, zu schützen, auf einem zertifizierten Speichermedium zu sichern und für Nachschauen sowie Außenprüfungen durch elektronische Aufbewahrung verfügbar zu halten.
TSE und DSFINV-K – Das steckt hinter den Kürzeln
Eine TSE ist eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, die dem Schutz vor nachträglicher Manipulation an den digitalen Grundaufzeichnungen dient. Ihre Zertifizierung bildet den Nachweis für die Erfüllung der Anforderungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).
Auch bei den Pflichtangaben für Belege spielt die TSE eine Rolle:
- Name des Unternehmens
- Datum
- Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und -beendigung
- Menge/ Art der gelieferten Gegenstände
- Transaktionsnummer
- Entgelt, Steuer, Steuersatz
- Seriennummer der Kasse
- Seriennummer der TSE
Alle steuerlich relevanten Datenjournale sind vollständig und unveränderbar digital über einen Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren. Tipp: Beachten Sie die Gültigkeitsdauer Ihres TSE-Zertifikats. Dieses kann ablaufen!
Die DSFinV-K bezeichnet eine Schnittstelle für den Export von Daten aus elektronischen Aufzeichnungssystemen für die Datenträgerüberlassung bei Außenprüfungen sowie Kassennachschauen durch das Finanzamt. Durch eine einheitliche Datenstruktur soll so eine vereinfachte Überprüfung möglich sein. Als Unternehmen haben Sie die Daten dafür dem DSFinV-K-Standard entsprechend auf einem geeigneten Datenträger zur Verfügung zu stellen.
Die neue Außenprüfung – Was sich geändert hat
Die wichtigsten Neuigkeiten bei Außenprüfungen sind der Zugriff auf besagte digitale Schnittstellen durch die Finanzbehörde, die Möglichkeit, Verhandlungen und Besprechungen auch via elektronische Kommunikation (z. B. Videokonferenz) durchzuführen und die Bekanntgabe der Prüfungsanordnung durch die Anforderung von Unterlagen vor Prüfungsbeginn und die Benennung von Prüfungsschwerpunkten sowie die zeitnahe Prüfungsanordnung. Neu ist auch, dass die Ablaufhemmung auf 5 Jahre begrenzt wird.
Eine weitere Neuerung ist Power BI, ein Programm, mit dem bei kommenden Betriebsprüfungen automationsgestützt die Prüfungsschwerpunkte festgelegt werden und das der Massendatenverarbeitung/ -analyse dient.
Doch wann darf das Finanzamt eigentlich eine Steuerschätzung vornehmen? Immer dann, wenn die Steuerlast nicht ermittelt oder berechnet werden kann, der Steuerpflichtige nicht für ausreichende Aufklärung sorgt, eine Auskunft oder Versicherung an Eides statt verweigert oder seine Mitwirkungspflicht verletzt und wenn Bücher oder Aufzeichnungen, die verpflichtend zu führen sind, nicht vorgelegt werden können. Sprich: Immer dann, wenn Anhaltspunkte für Unrichtigkeit oder Unvollständigkeit bestehen, und sich daraus ein Steuergefährdungstatbestand ergibt.
Merke: Dieser liegt auch vor, wenn eine TSE fehlt oder nicht richtig verwendet wird.
